Grundlagen der GTA-Anwendung „Run“: Haben Sie (auch) schon über Outsourcing nachgedacht?

Im heutigen Arbeitsumfeld, das von ständiger Unsicherheit und rasantem Wandel geprägt ist, spielt das Anwendungsmanagement eine entscheidende Rolle. Dies gilt insbesondere für das Zeit- und Aktivitätsmanagement (TAM), das sich aktuell im Wandel befindet. Bisher hat es nur zögerlich einen reaktiven und agilen Ansatz eingeführt und dabei traditionelle, oft starre Methoden bevorzugt, die den heutigen Herausforderungen nicht mehr effektiv begegnen. Angesichts des immer schnelleren Wandels im wirtschaftlichen und regulatorischen Umfeld, der mehr Flexibilität erfordert, ist dies jedoch unerlässlich. Die Einführung agiler und reaktiver Praktiken ist daher entscheidend, um Marktbedürfnisse besser vorherzusehen und schnell auf externe Schwankungen reagieren zu können. Da einige verwandte Bereiche, wie beispielsweise die Lohn- und Gehaltsabrechnung, diesen Wandel bereits erfolgreich vollzogen haben, gibt es keinen Grund, warum das TAM zurückbleiben sollte!

Agilität im Anwendungsmanagement ist nicht nur eine Option, sondern eine unerlässliche Voraussetzung, um in einem von Innovation geprägten Umfeld wettbewerbsfähig zu bleiben. Dies bedeutet, interne Prozesse zu überdenken und eine Kultur der Anpassungsfähigkeit und Zusammenarbeit zu fördern.

Durch Investitionen in agile Tools und Methoden können Unternehmen nicht nur ihre Reaktionsfähigkeit verbessern, sondern auch ihre Produktivität steigern. Dieser Wandel hin zu mehr Agilität ermöglicht es Organisationen, sich in der sich ständig wandelnden Arbeitswelt besser zurechtzufinden und erfolgreich zu sein.

Was bedeutet „Ausführen“ im Kontext einer Anwendung?

Im Gegensatz zur Entwicklungs- und Implementierungsphase eines Projekts, die sich auf „Build“ bezieht, bezeichnet „Run“ die kontinuierlich und regelmäßig stattfindenden Produktionsaktivitäten. Dieses Konzept beginnt unmittelbar nach der Phase der regelmäßigen Serviceverifizierung (RSV), die auf den Produktionsstart eines Projekts folgt, und markiert somit den Übergang in die Betriebsphase.

Die mit dem „Laufen“ verbundenen Praktiken lassen sich in 3 Hauptkategorien einteilen:

• Anwenderunterstützung: Dieser Aspekt umfasst die kontinuierliche Unterstützung der Anwender und beinhaltet wesentliche Elemente wie Änderungsmanagement, hochwertige Konfigurationsdokumentation sowie Aktualisierungen der Wissensdatenbank und der Betriebsanweisungen. Dies gewährleistet ein klares Verständnis und die optimale Nutzung der implementierten Lösung.

• Betriebliche Instandhaltung (MCO): Dieser Prozess dient der Sicherstellung des ordnungsgemäßen Betriebs des eingesetzten Systems. Er umfasst die Behebung aller Abweichungen von den ursprünglich definierten Spezifikationen und gewährleistet somit, dass das System weiterhin den vorgegebenen Zielen entspricht.

• Kontinuierliche Wartung: Diese Dimension ermöglicht die Anpassung des Tools an notwendige Änderungen, sei es zur Erfüllung neuer rechtlicher oder vertraglicher Anforderungen oder zur Einhaltung von Unternehmensvereinbarungen. Dieser Aspekt ist wesentlich für die langfristige Relevanz und Effektivität der Systeme.

Zusammenfassend umfasst der „Betrieb“ eine Reihe wesentlicher Aktivitäten, um die Nachhaltigkeit und Effektivität des eingeführten Tools und Prozesses nach der „Aufbauphase“ sicherzustellen.

UND GENAUER IST ETWAS MIT GTA ZU TUN?

Diese Phase sollte nicht vernachlässigt werden, da die Implementierung einer Zeiterfassungssoftware eine erhebliche Investition darstellt – sowohl finanziell als auch personell. Die Lebensdauer einer Hauptversion einer Zeiterfassungssoftware beträgt in der Regel zwei bis fünf Jahre. Nach diesem Zeitraum ist oft eine Migration oder ein Lösungswechsel notwendig, was einen erneuten Entwicklungsbeginn erfordert.

Wird die Zeiterfassungssoftware nicht regelmäßig aktualisiert oder passen sich ihre Funktionen nicht den sich ständig ändernden Geschäftsanforderungen an, kann ihre Relevanz mit der Zeit abnehmen. Dies kann dazu führen, dass Führungskräfte das Vertrauen in die Zuverlässigkeit des ursprünglich als zentrale Lösung konzipierten Tools verlieren und auf alternative, oft weniger strukturierte Lösungen wie beispielsweise Excel zurückgreifen.

Die damit verbundenen Risiken sind bekannt: ein chaotisches Arbeitsumfeld, eine äußerst aufwendige Datenkonsolidierung und die damit einhergehende Unmöglichkeit einer qualitativen Datenanalyse.

Um die Effektivität der Zeiterfassungssoftware zu maximieren, ist daher eine regelmäßige Überwachung und bedarfsgerechte Aktualisierung unerlässlich. Durch ein kontinuierliches Engagement für die Optimierung des Tools kann sichergestellt werden, dass es mit den strategischen Zielen des Unternehmens im Einklang bleibt und gleichzeitig verhindert wird, dass es zu einem unzusammenhängenden System wird.

3 SCHLÜSSEL FÜR EINEN FRIEDLICHEN GTA-LAUFEN…

1. Vorwegnahme

Eine sorgfältige Vorbereitung ist entscheidend für einen erfolgreichen Betrieb und beginnt bereits in der Konstruktionsphase. Ein grundlegendes Element dieser Vorbereitung ist die Dokumentation, die vollständig und gut strukturiert sein muss. Je umfassender die Dokumentation, desto reibungsloser verläuft der Übergang in die Betriebsphase.

Eine qualitativ hochwertige Dokumentation dient nicht nur Administratoren und Managern als Referenz, sondern bildet auch die Basis für den Aufbau einer Wissensdatenbank und von Betriebsabläufen. Diese Instrumente sind unerlässlich, um die Anwender bei anstehenden Änderungen zu unterstützen.

Unzureichende Dokumentation hingegen kann zu erheblichen Komplikationen führen. In diesem Fall muss das Betriebsteam viel Zeit und Ressourcen in Reverse Engineering investieren, d. h. die Regeln rekonstruieren und dokumentieren. Dieser Prozess kann langwierig und mühsam sein und bedeutet, dass das Team zunächst im Dunkeln tappt. Dies kann zu Ineffizienz und mangelnder Koordination führen und die schnelle Akzeptanz des Tools durch die Anwender vor Ort behindern.

Kurz gesagt: Eine angemessene Vorbereitung, insbesondere durch eine gründliche und leicht zugängliche Dokumentation, ist unerlässlich für einen reibungslosen und effektiven Übergang in die Betriebsphase. Dies minimiert nicht nur den Schulungsaufwand und die Schulungskosten, sondern fördert auch eine schnelle und nachhaltige Akzeptanz der Tools durch die Anwender.

2. Governance

Sie ist ein grundlegendes Element für die Effektivität der operativen Phase von Unternehmen. Hauptziel ist die Koordination der verschiedenen beteiligten Stakeholder, die Strukturierung der zu behandelnden Themen und die Gewährleistung der Transparenz hinsichtlich der Konsistenz der Maßnahmen auf Basis der strategischen Unternehmensziele.

Die Etablierung einer geeigneten Governance-Struktur ist daher entscheidend. Governance muss die Kommunikation zwischen den verschiedenen Stakeholdern, einschließlich Geschäftsbereichen, IT-Teams und Lösungsanbietern, fördern.

Effektive Governance spielt auch eine wichtige Rolle beim Management von Risiken, Ressourcen und Kosten im Zusammenhang mit Projekten. Sie ermöglicht Priorisierung und fundierte Entscheidungsfindung. Ohne adäquate Governance setzen Sie sich erheblichen Risiken aus:

• Reaktion statt Aktion: Teams neigen dazu, schnell auf Probleme zu reagieren, ohne sie vorherzusehen, was zu reaktivem statt proaktivem Management führt.

• Team-Silos: Schlechte Führung kann zur Isolation zwischen Teams führen und somit die interdisziplinäre Zusammenarbeit und den Austausch wichtiger Informationen einschränken.

• Unzureichende Kommunikation: Schlechte Regierungsführung behindert die Klarheit der Kommunikation, was zu Missverständnissen und Inkonsistenzen bei der Umsetzung von Strategien führen kann.

• Kostenüberschreitungen und Ineffizienz: Ohne einen soliden Governance-Rahmen können die Kosten schließlich schwer zu kontrollieren sein, was zu Budgetüberschreitungen und Ineffizienz bei der Ressourcenverteilung führt.

3. Der Bauernhof

In dieser Phase ist es unerlässlich, dass die Teams über die entsprechenden Ressourcen und die notwendigen Kompetenzen für eine effektive Überwachung verfügen. Die Fähigkeit, bei Bedarf schnell zu reagieren, ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg des operativen Ansatzes. Um eine optimale Leistung zu gewährleisten, muss das für diese Aufgabe zuständige Team, oft auch „Betriebsteam“ genannt, daher angemessen dimensioniert sein.

Es ist entscheidend, dass dieses Team aus speziell für diese Aufgabe vorgesehenen Ressourcen besteht. Schließlich ist das oberste Ziel des Betriebs die Sicherstellung eines reibungslosen Produktionsablaufs. Sind die Ressourcen ausreichend und gut geschult, können sie Probleme nicht nur vorhersehen, sondern auch effektiv und proaktiv darauf reagieren.

Darüber hinaus ist es wichtig zu verstehen, dass eine unzureichende Zeiterfassung zu erheblichen Komplikationen bei der Lohnabrechnung führen kann. Dies hat aufwendige Prüfungen und potenziell manuelle Korrekturen zur Folge, die nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig sind.

Um die operative Leistung zu maximieren, ist es daher unerlässlich, in Schulungen und geeignete Tools für das Betriebsteam zu investieren. Dadurch kann es das System nicht nur effektiv überwachen, sondern auch proaktiv eingreifen, um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten. Kurz gesagt, gute Betriebsabläufe basieren auf einem konsequenten Ressourcenmanagement, das zu erheblichen Effizienzsteigerungen und einer Verringerung administrativer Fehler führen kann und gleichzeitig zur Nachhaltigkeit der Produktionsaktivitäten beiträgt.

EINE ANDERE LÖSUNG: FUNKTIONS- UND REGULATORISCHE WARTUNG AUSLADEN!

Die ACT-ON GROUP und ihr Kompetenzzentrum für Zeiterfassungsmanagement (TAM) (innerhalb des Geschäftsbereichs HRIS) bieten einen Outsourcing-Service für die funktionale und regulatorische Wartung Ihrer Zeiterfassungsmanagement-Lösung (TAM) an – unabhängig von deren Art.

Unsere Experten arbeiten in unserem Kompetenzzentrum für funktionale und regulatorische Wartung (CEMAFORE). Dieser Ansatz bietet unseren Kunden, die die langfristige Verwaltung ihrer Software optimieren möchten, erhebliche Vorteile.

1. Profitieren Sie von erweiterter technischer Expertise und einem zentralen Ansprechpartner.

Einer der Hauptvorteile dieses Outsourcings ist der Zugang zu erweitertem technischem Fachwissen. Sie erhalten einen festen Ansprechpartner – einen dedizierten Berater, der Ihr primärer und täglicher Ansprechpartner ist.

Dieser Experte verfügt über umfassende Kenntnisse Ihrer Zeiterfassungslösung und priorisiert gemeinsam mit Ihnen Korrektur- und Verbesserungsmaßnahmen. Er ist außerdem für die Aufgabenverteilung im Team verantwortlich und berücksichtigt dabei die Komplexität der einzelnen Aufgaben.

2. Vergiss das Unnötige… konzentriere dich auf das Wesentliche!

Durch das Outsourcing der Wartung Ihrer Zeiterfassungslösung können Sie sich auf Ihre strategischen Prioritäten konzentrieren. Sie bleiben weiterhin in die operative Steuerung eingebunden, teilen Ihre Anforderungen mit und lösen Probleme gemeinsam mit Ihrem persönlichen Berater.

Sobald der Fahrplan festgelegt ist, übernehmen wir die Bearbeitung all Ihrer Anfragen und verfolgen dabei einen qualitätsorientierten Ansatz mit kontinuierlicher Verbesserung. Dies beinhaltet die regelmäßige Aktualisierung der Dokumentation. Die Dokumentationspflege kann sogar mit unserem digitalen Tool, dem von ACT-ON TECHNOLOGY entwickelten „E-Whitepaper“, erfolgen.

3. Reaktionsfähigkeit, proaktives Handeln und kontinuierliche Verbesserung… während der gesamten Vertragslaufzeit!

Wir legen größten Wert auf optimale Reaktionsfähigkeit. Kundenzufriedenheit steht im Mittelpunkt unserer Mission, und wir verpflichten uns, unsere Reaktionszeiten einzuhalten und gleichzeitig die Qualität unserer Maßnahmen für all Ihre Anfragen zu gewährleisten.

Darüber hinaus zeichnet sich unser Ansatz durch ein proaktives Engagement für kontinuierliche Verbesserung aus. Wir identifizieren Optimierungspotenziale, wie beispielsweise die Einführung von Standardarbeitsanweisungen, um wiederkehrende Anfragen zu eliminieren und so die Effizienz Ihres Ticketmanagements insgesamt zu steigern.

4. Behalten Sie die Kontrolle über Ihre Ausgaben… und verwalten Sie Ihr Budget!

Schließlich profitieren Sie durch die Nutzung unseres Zentrums für funktionale und regulatorische Wartung von einer jährlichen Gebühr mit erfolgsabhängiger Vergütung. Dies ermöglicht eine Budgetplanung auf Basis der in den Lenkungsausschusssitzungen besprochenen Indikatoren.

Die Flexibilität unseres modularen Angebots erlaubt es Ihnen zudem, den Leistungsumfang an Ihre spezifischen Bedürfnisse anzupassen und gleichzeitig Ihre Verpflichtungen gegenüber Ihrem Softwareanbieter zu erfüllen.

Die Verwaltung der Zeiterfassungs-App ist ein entscheidender, aber oft unterschätzter Aspekt der betrieblichen Abläufe. Ihre Effektivität lässt sich nur durch vorausschauendes Handeln und flexible Anpassung an die heutigen Herausforderungen erreichen.

Eine sorgfältige Planung ermöglicht es jedem Unternehmen, seine operative Leistung zu verbessern, eine höhere Akzeptanz bei den Nutzern zu gewährleisten und die Zuverlässigkeit und Sicherheit der Gehaltsabrechnungsdaten zu garantieren.

Unternehmen, die die Bedeutung dieses Managements erkannt haben, profitieren nicht nur von optimierten Ressourcen, sondern auch von einer deutlichen Produktivitätssteigerung. Eine gut organisierte Zeiterfassung trägt dazu bei, administrative Fehler zu reduzieren, die Mitarbeitermotivation zu steigern und eine transparente Unternehmenskultur zu fördern.

Viele Unternehmen sind in diesem Bereich jedoch noch nicht ausgereift, sei es organisatorisch oder hinsichtlich der verfügbaren Ressourcen. Genau hier setzt unser Zentrum für funktionale und regulatorische Wartung an und kann den entscheidenden Unterschied machen!

Dank unserer Expertise und maßgeschneiderten Lösungen unterstützen wir unsere Kunden bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und der Optimierung ihrer Zeiterfassung. Diese Partnerschaft ermöglicht es unseren Kunden, effizientere Prozesse zu implementieren, die auf die spezifischen Bedürfnisse jedes Unternehmens zugeschnitten sind.

Wenn Sie also Ihr Zeiterfassungssystem optimieren möchten, kann die Unterstützung unserer spezialisierten Teams entscheidend sein, insbesondere wenn Sie von einem proaktiven und fundierten Management profitieren möchten.

Ganz gleich, ob Sie einen Wunsch, ein Projekt oder Fragen zu diesem Thema haben… Kontaktieren Sie uns!

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