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Mangelhaftes Lohn- und Gehaltsmanagement: sehr reale Auswirkungen…

24/12/2024

Die korrekte Lohn- und Gehaltsabrechnung ist für alle Unternehmen, unabhängig von Größe und Branche, eine tägliche Herausforderung. Mitarbeiterfluktuation, Teamveränderungen, sich ständig ändernde rechtliche und regulatorische Anforderungen – selbst kleinste Fehler können teuer werden. Und das geht weit über eine rein finanzielle Angelegenheit hinaus. Es ist auch eine strategische Notwendigkeit, unerlässlich für ein positives Arbeitsumfeld, den Ruf des Unternehmens und ein Schlüsselfaktor für dessen Gesamtleistung.

WELCHE RISIKEN BESTEHEN IM FALLE EINES FEHLERS?

Die Folgen einer mangelhaften Lohnbuchhaltung können vielfältig und besonders schwerwiegend sein:

Verspätete Gehaltszahlungen: Selbst gelegentliche Zahlungsverzögerungen führen zu Frustration, Misstrauen und Unzufriedenheit bei den Mitarbeitern. Dies beeinträchtigt Vertrauen, Engagement und sogar die Mitarbeiterbindung [1]. Langfristig können wiederholte Verzögerungen zu einem nachteiligen internen Klima und vermehrten Fehlzeiten führen.

Berechnungsfehler: Falsche Gehaltsangaben oder fehlerhaft deklarierte Beiträge können zu Verwaltungs- oder Steuerstrafen führen. Immer häufigere Prüfungen durch die URSSAF (die französische Sozialversicherungsanstalt) oder andere Aufsichtsbehörden setzen Unternehmen Nachzahlungen, finanziellen Strafen oder in manchen Fällen sogar rechtlichen Schritten aus [2].

Zeitverschwendung: Die Korrektur von Fehlern in der Gehaltsabrechnung bindet ein internes Team (Personalabteilung, Buchhaltung, Finanzen), das bereits durch andere Aufgaben stark ausgelastet ist. Diese zusätzliche Arbeitsbelastung hindert das Team daran, sich auf Personalstrategie, Schulungen oder Prozessverbesserungen zu konzentrieren und beeinträchtigt die Gesamtproduktivität.

Rechtsverstöße: Das französische Arbeitsrecht unterliegt einem ständigen Wandel. Die fortlaufende Überwachung der gesetzlichen Bestimmungen ist unerlässlich, um hinsichtlich Beiträgen, Boni, Sachbezügen, Lohnsteuerfreibeträgen usw. auf dem Laufenden zu bleiben. Verstöße können für ein Unternehmen zu Strafen oder sogar zu langwierigen und kostspieligen Rechtsstreitigkeiten führen [3].

Beschädigtes Image: In einem Umfeld, in dem Employer Branding ein Schlüsselelement für die Attraktivität eines Unternehmens darstellt, schaden wiederholte Probleme mit der Gehaltsabrechnung dem Ruf der Organisation. Potenzielle Kandidaten, die sich über berufliche Netzwerke oder Bewertungsportale für Arbeitgeber informieren, könnten dadurch von einer Bewerbung abgeschreckt werden [4].

EINE LÖSUNG: GEEIGNETE SOFTWARE…

Um diese Fallstricke zu vermeiden, setzen viele Unternehmen auf spezielle Lohnabrechnungssoftware und Personalinformationssysteme (HRIS).

Diese Tools bieten eine Reihe von Vorteilen:

Zuverlässigkeit: Ausgefeilte Algorithmen gewährleisten die automatische Berechnung von Gehältern, Beiträgen und Sozialleistungen und minimieren so das Risiko menschlicher Fehler. Rechtliche Aktualisierungen werden häufig in Echtzeit integriert, um Compliance-Fehler zu vermeiden.

Compliance: Die spezialisierte Software wird regelmäßig aktualisiert, um die neuesten Änderungen des Arbeitsgesetzbuches, der DSGVO und der URSSAF-Vorschriften zu berücksichtigen. Dies gewährleistet die Einhaltung der geltenden Gesetze durch die Unternehmen [5].

Zeitersparnis: Durch Automatisierung werden manuelle Aufgaben reduziert. Personal- und Finanzteams können sich dann auf wertschöpfendere Tätigkeiten wie Talentmanagement, Weiterbildung oder die Entwicklung der Arbeitgebermarke konzentrieren.

Erhöhte Sicherheit: Datenschutz ist ein wichtiges Anliegen. Moderne Softwarelösungen bieten Verschlüsselungssysteme, starke Authentifizierungsprotokolle und regelmäßige Datensicherungen und minimieren so das Risiko des Verlusts sensibler Informationen [6].

Optimiertes Management: Integrierte Dashboards, Berichte und wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) bieten einen klaren und umfassenden Überblick über die Gehaltskosten, antizipieren Veränderungen und optimieren die Vergütungspolitik.

… ABER NICHT NUR DAS!

Lohn- und Gehaltsabrechnung ist mehr als nur eine technische Berechnung. Sie ist ein zentraler Aspekt, der die Mitarbeiterzufriedenheit, die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen und die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens beeinflusst. Eine effektive Lohn- und Gehaltsabrechnung stärkt die Arbeitgebermarke, fördert das interne Vertrauen, unterstützt die Mitarbeiterbindung und trägt zu einem gesunden Arbeitsumfeld bei.

Kurz gesagt: Eine gut organisierte Lohn- und Gehaltsabrechnung ist nachweislich ein wichtiger Faktor für die Gesamtleistung!

AUF DEM WEG ZU EINEM GLOBALEREN ANSATZ IM BEREICH "HUMANKAPITALMANAGEMENT"

Über die reine Gehaltsabrechnung hinaus müssen Unternehmen ihre Sichtweise auf ihr Humankapital und dessen optimale Verwaltung überdenken. Die Gehaltsabrechnung ist, wie Weiterbildung, Karriereplanung und Mitarbeiterbindungsmessung, Teil eines umfassenderen Ökosystems, das sich unter dem Begriff „Talentmanagement“ zusammenfassen lässt. Moderne HRIS-Systeme beschränken sich nicht mehr auf die reine Gehaltsabrechnung. Sie integrieren nun ergänzende und notwendige Funktionen: Kompetenzmanagement, interne Mobilität, Nachfolgeplanung und Gehaltsabrechnung – alles im Dienste einer kohärenten HR-Strategie, die auf die Unternehmensinteressen abgestimmt ist [7].

Diese Weiterentwicklung der Tools geht einher mit einem wachsenden Bedarf an Soft Skills in Personalabteilungen. Dazu gehören beispielsweise die Fähigkeit, über Gesetzesänderungen zu kommunizieren, Führungskräfte in der Anwendung neuer Tools zu schulen und einen qualitativ hochwertigen Dialog über Vergütungsfragen zu etablieren.

Generationen verändern sich, die Welt verändert sich … und auch die Personalabteilung ist von diesen grundlegenden Trends nicht ausgenommen!

UND MORGEN: KI, DATEN UND INTERNATIONALE HARMONISIERUNG?

Mit dem zunehmenden Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) und Datenanalyse steht die Lohnbuchhaltung vor einer neuen Revolution. Prädiktive Algorithmen können Gehaltskosten prognostizieren, Fehlzeitentrends analysieren und Optimierungsszenarien aufzeigen (weitere Informationen finden Sie in unserer Daten- und KI-Lösung „DATA for people“).

Internationale Unternehmen ihrerseits müssen ihre Geschäftspraktiken harmonisieren, indem sie sich an die Gesetze mehrerer Länder anpassen, wodurch Instrumente und Fachwissen noch wertvoller werden [8].

DIE KOMBINATION DES RICHTIGEN WERKZEUGS UND DES RICHTIGEN EXPERTISES… FÜR EINEN REIBUNGSLOSEN LOHNABRECHNUNGSPROZESS!

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist weit mehr als nur eine administrative Belastung: Sie ist eine strategische Angelegenheit, ein Garant für Vertrauen und ein Zeichen von Professionalität. Unternehmen, die diesen Aspekt vernachlässigen, riskieren nicht nur finanzielle Einbußen, sondern auch Schäden an ihrer Arbeitgebermarke und ihrem Betriebsklima.

Im Gegensatz dazu werden diejenigen, die in geeignete Tools investieren, ihre Teams schulen und einen ganzheitlicheren Blick auf das Humankapital entwickeln, langfristig echte Vorteile erzielen.

Möchten Sie Ihre Prozesse modernisieren? Ihre Tools wechseln? Unsere Lohnbuchhaltungsexperten nutzen? Ihre Lohnbuchhaltung auslagern?

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