GTA-applicatie "Uitvoeren" basisprincipes: heb je (ook) overwogen om dit uit te besteden?

In de huidige professionele omgeving, gekenmerkt door constante onzekerheid en snelle veranderingen, speelt applicatiebeheer een cruciale rol. Dit geldt met name voor tijd- en activiteitenbeheer (TAM), dat momenteel een transitie doormaakt. De adoptie van een reactieve en flexibele aanpak is traag verlopen, waarbij de voorkeur werd gegeven aan traditionele, vaak rigide methoden die niet langer effectief inspelen op de hedendaagse uitdagingen. Dit is echter noodzakelijk, vooral gezien het steeds snellere tempo van verandering in onze economische en regelgevende omgeving, die om meer flexibiliteit vraagt. Het is daarom essentieel om flexibele en reactieve werkwijzen te hanteren om beter te kunnen anticiperen op de behoeften van de markt en snel te kunnen reageren op externe schommelingen. Aangezien sommige verwante activiteiten, zoals salarisadministratie, deze transitie al succesvol hebben doorgemaakt, is er geen reden waarom TAM achter zou moeten blijven!

Wendbaarheid in applicatiebeheer is niet zomaar een optie, maar een essentiële vereiste om voorop te blijven lopen in een ecosysteem waar innovatie de norm is geworden. Dit betekent dat interne processen opnieuw moeten worden bekeken om een ​​cultuur van aanpassingsvermogen en samenwerking te bevorderen.

Door te investeren in agile tools en methodologieën kunnen bedrijven niet alleen hun reactievermogen verbeteren, maar ook hun productiviteit verhogen. Deze transitie naar wendbaarheid stelt organisaties in staat om beter te navigeren en succesvol te zijn in een voortdurend veranderende professionele wereld.

"RUN" IN DE CONTEXT VAN EEN APPLICATIE, WAT BETEKENT HET?

In tegenstelling tot "bouwen", dat verwijst naar de ontwikkelings- en implementatiefase van een project, duidt "draaien" op productieactiviteiten die continu en regelmatig plaatsvinden. Dit concept begint direct na de fase van de regelmatige serviceverificatie (RSV), die volgt op de productielancering van een project, en markeert daarmee de overgang naar de operationele fase.

De praktijken die bij "draaien" horen, vallen in drie hoofdcategorieën:

• Gebruikersondersteuning: Dit aspect omvat continue gebruikersondersteuning, met essentiële elementen zoals wijzigingsbeheer, hoogwaardige configuratiedocumentatie en updates van de kennisbank en bedieningsprocedures. Dit zorgt voor een duidelijk begrip en optimaal gebruik van de geïmplementeerde oplossing.

• Operationeel onderhoud (MCO): Dit proces is erop gericht de goede werking van het geïmplementeerde systeem te waarborgen. Het omvat het corrigeren van alle afwijkingen van de aanvankelijk gedefinieerde specificaties, waardoor wordt gegarandeerd dat het systeem in lijn blijft met de vooraf vastgestelde doelstellingen.

• Evoluerend onderhoud: deze dimensie maakt het mogelijk om de tool aan te passen aan noodzakelijke veranderingen, of het nu gaat om het voldoen aan nieuwe wettelijke of contractuele eisen, of om het naleven van bedrijfsafspraken. Dit aspect is essentieel voor het behoud van de relevantie en effectiviteit van de systemen op de lange termijn.

Samengevat omvat de "run"-fase een reeks essentiële activiteiten om de duurzaamheid en effectiviteit van de tool en processen die na de "build"-fase zijn geïmplementeerd, te waarborgen.

En meer specifiek, hoe zit het met GTA?

Deze fase mag niet over het hoofd worden gezien, aangezien de implementatie van tijdregistratiesoftware een aanzienlijke investering is, zowel financieel als qua personeel. Aangezien de levensduur van een belangrijke versie van tijdregistratiesoftware tussen de twee en vijf jaar ligt, is het na afloop van deze periode vaak nodig om een ​​migratie of een andere oplossing te overwegen en dus terug te keren naar een nieuwe "opbouw"-fase…

Na verloop van tijd kan de relevantie van tijdregistratiesoftware afnemen als deze niet regelmatig wordt bijgewerkt of als de functionaliteiten niet aansluiten op de (voortdurend veranderende) bedrijfsbehoeften. Dit kan leiden tot een verlies aan vertrouwen bij managers in de betrouwbaarheid van de tool, die oorspronkelijk is ontworpen als een gecentraliseerde oplossing, waardoor ze overstappen op alternatieve, vaak minder gestructureerde oplossingen, zoals Excel!

Met alle bijbehorende risico's die we kennen: een chaotische werkomgeving, data-consolidatie die een ware hoofdpijn oplevert en daardoor een kwalitatieve analyse van deze data die vrijwel onmogelijk is.

Om de effectiviteit van tijdregistratiesoftware te maximaliseren, is het daarom essentieel om te zorgen voor regelmatige monitoring en updates die aansluiten op de behoeften van de gebruikers. Door voortdurend te streven naar optimalisatie van de tool kan worden gegarandeerd dat deze in lijn blijft met de strategische doelstellingen van het bedrijf, en wordt voorkomen dat het een losgekoppeld systeem wordt.

3 SLEUTELS TOT EEN VREDIGE GTA-SPELER…

1. Verwachting

Het is cruciaal voor een succesvolle implementatie, en dit begint al in de bouwfase. Een fundamenteel onderdeel van deze voorbereiding is de documentatie, die compleet en goed georganiseerd moet zijn. Hoe uitgebreider de documentatie, hoe soepeler de overgang naar de operationele fase zal verlopen.

Goede documentatie dient niet alleen als naslagwerk voor beheerders en managers, maar vormt ook een essentiële basis voor het ontwikkelen van een kennisbank en operationele procedures. Deze instrumenten zijn onmisbaar om gebruikers te ondersteunen bij toekomstige veranderingen.

Omgekeerd kan onvoldoende documentatie leiden tot aanzienlijke complicaties. In dat geval zal het implementatieteam veel tijd en middelen moeten investeren in reverse engineering, wat inhoudt dat de regels opnieuw moeten worden opgebouwd en gedocumenteerd. Dit proces kan langdurig en moeizaam zijn en betekent waarschijnlijk dat het team in eerste instantie in het duister tast. Deze situatie kan leiden tot inefficiëntie en slechte coördinatie, waardoor de snelle acceptatie van de tool door gebruikers in het veld wordt belemmerd.

Kortom, een adequate voorbereiding, met name door middel van grondige en toegankelijke documentatie, is essentieel voor een soepele en effectieve overgang naar de operationele fase. Dit minimaliseert niet alleen de trainingskosten en -inspanning, maar bevordert ook een snelle en duurzame acceptatie van de tools door de gebruikers.

2. Bestuur

Het is een fundamenteel element voor het waarborgen van de effectiviteit van de operationele fase van bedrijven. Het belangrijkste doel is het coördineren van de verschillende betrokken stakeholders, het structureren van de te behandelen onderwerpen en het bieden van essentieel inzicht in de consistentie van de acties, gebaseerd op de strategische doelstellingen van het bedrijf.

Het opzetten van een passende governance-structuur is daarom cruciaal. Governance moet de communicatie tussen de verschillende stakeholders, waaronder business units, IT-teams en leveranciers van oplossingen, faciliteren.

Effectieve governance speelt ook een vitale rol in het beheren van de risico's, middelen en kosten die aan projecten verbonden zijn. Het maakt prioritering en weloverwogen besluitvorming mogelijk. Zonder adequate governance stelt u zich bloot aan diverse aanzienlijke risico's:

• Reactie in plaats van actie: Teams reageren vaak snel op problemen zonder ze te anticiperen, wat leidt tot reactief in plaats van proactief management.
• Teamsilo's: Slechte governance kan isolatie tussen teams creëren, waardoor interdisciplinaire samenwerking en de uitwisseling van essentiële informatie worden beperkt.
• Onvoldoende communicatie: Slechte governance belemmert duidelijke communicatie, wat kan leiden tot misverstanden en inconsistenties bij de implementatie van de strategie.
• Kostenbeheersing en inefficiëntie: Tot slot kunnen kosten zonder een robuust governancekader moeilijk te beheersen zijn, wat leidt tot budgetoverschrijdingen en inefficiënte toewijzing van middelen.

3. De boerderij

Dit is een fase waarin het essentieel is dat teams beschikken over de juiste middelen en de benodigde vaardigheden om effectieve monitoring te garanderen. Het vermogen om snel te reageren wanneer nodig is een bepalende factor voor het succes van de operationele aanpak. Om optimale prestaties te garanderen, is het daarom noodzakelijk om de juiste omvang te bepalen voor het team dat verantwoordelijk is voor deze taak, vaak het 'run'-team genoemd.

Het is cruciaal dat dit team bestaat uit medewerkers die specifiek voor deze taak zijn aangewezen. Het uiteindelijke doel van operations is immers het waarborgen van een soepel verloop van de productieprocessen. Wanneer er voldoende en goed opgeleide medewerkers zijn, kunnen zij niet alleen problemen voorzien, maar er ook effectief en proactief op reageren.

Bovendien is het cruciaal om te begrijpen dat ontoereikende tijd- en aanwezigheidsregistratie kan leiden tot aanzienlijke problemen met de salarisadministratie, met als gevolg arbeidsintensieve controles en mogelijk handmatige correcties die niet alleen tijdrovend, maar ook foutgevoelig zijn.

Daarom is het, om de operationele prestaties te maximaliseren, essentieel om te investeren in training en de juiste tools voor het operationsteam. Dit stelt hen niet alleen in staat om het systeem effectief te monitoren, maar ook om proactief in te grijpen om een ​​soepel verloop te garanderen. Kortom, een goede bedrijfsvoering is gebaseerd op een rigoureus beheer van middelen, wat kan leiden tot aanzienlijke efficiëntiewinsten en een vermindering van administratieve fouten, en tevens bijdraagt ​​aan de duurzaamheid van de productieactiviteiten.

EEN ANDERE OPLOSSING: BESTEED FUNCTIONEEL EN REGULATOIR ONDERHOUD UIT!

ACT-ON GROUP en haar expertisecentrum voor tijdregistratie (TAM) (binnen de HRIS-businessunit) bieden een outsourcingdienst aan voor het functioneel en wettelijk onderhoud van uw TAM-oplossing, ongeacht het type.

Onze toegewijde experts werken vanuit ons Centrum voor Functioneel en Wettelijk Onderhoud (CEMAFORE). Deze aanpak biedt aanzienlijke voordelen voor al onze klanten die het beheer van hun software op de lange termijn willen optimaliseren.

1. Profiteer van verbeterde technische expertise en één vast contactpersoon.

Een van de belangrijkste voordelen van deze outsourcing is de toegang tot uitgebreidere technische expertise. U heeft één vast aanspreekpunt: een toegewijde consultant die uw primaire en dagelijkse contactpersoon wordt.

Deze professional beschikt over diepgaande kennis van uw tijdregistratiesysteem en zal in overleg met u prioriteit geven aan correctieve en verbeteringsinitiatieven. Hij of zij is tevens verantwoordelijk voor de taakverdeling binnen het team, rekening houdend met de complexiteit van elk probleem.

2. Vergeet het overbodige… focus op het essentiële!

Door het onderhoud van uw tijdregistratiesysteem uit te besteden, kunt u zich richten op uw strategische prioriteiten. U blijft betrokken bij de operationele governance, deelt uw beperkingen en lost problemen op met uw toegewijde consultant.

Zodra de roadmap is vastgesteld, verbinden wij ons ertoe al uw verzoeken af ​​te handelen, met een focus op kwaliteit en continue verbetering. Dit omvat ook het regelmatig bijwerken van de documentatie. Dit documentatieonderhoud kan zelfs worden uitgevoerd met behulp van onze digitale tool, de "e-whitepaper", ontwikkeld door ACT-ON TECHNOLOGY.

3. Responsiviteit, proactiviteit en continue verbetering… gedurende de hele contractperiode!

Wij zijn er trots op optimale responsiviteit te garanderen. Klanttevredenheid staat centraal in onze missie en we streven ernaar onze responstijden te halen en tegelijkertijd de kwaliteit van al onze interventies voor al uw verzoeken te waarborgen.

Bovendien onderscheidt onze aanpak zich door een proactieve inzet voor continue verbetering. We zijn in staat optimalisatiemogelijkheden te identificeren, zoals het toevoegen van standaardwerkprocedures, om bepaalde terugkerende verzoeken te elimineren en zo de algehele efficiëntie van uw ticketbeheer te verhogen.

4. Houd controle over je uitgaven… en beheer je budget!

Tot slot profiteert u door gebruik te maken van ons Functioneel en Regelgevingsonderhoudscentrum van een jaarlijkse vergoeding die een resultaatgerichte verplichting omvat. Dit maakt budgetprognoses mogelijk op basis van indicatoren die tijdens stuurgroepvergaderingen worden besproken.

De flexibiliteit van ons modulaire aanbod stelt u bovendien in staat de omvang van de diensten aan te passen aan uw specifieke behoeften, met behoud van uw verplichtingen jegens uw softwareleverancier.

Het beheren van de tijdregistratieapplicatie is een cruciaal, maar vaak onderschat aspect van de bedrijfsvoering. De effectiviteit ervan kan alleen worden bereikt door te anticiperen op behoeften en wendbaar te zijn in het licht van de huidige uitdagingen.

Een goede planning stelt elk bedrijf in staat om de operationele prestaties te verbeteren, een betere acceptatie door gebruikers in het veld te garanderen en de betrouwbaarheid en veiligheid van salarisgegevens te waarborgen.

Bedrijven die het belang van dit beheer begrijpen, profiteren niet alleen van geoptimaliseerde middelen, maar ook van een aanzienlijke productiviteitsverhoging. Een goed beheerde tijdregistratie helpt namelijk administratieve fouten te verminderen, de betrokkenheid van medewerkers te vergroten en een cultuur van transparantie binnen de organisatie te bevorderen.

Veel bedrijven zijn echter nog niet volwassen op dit gebied, zowel qua organisatie als qua beschikbare capaciteit… En dat is precies waar ons Functioneel en Regelgevingsonderhoudscentrum het verschil kan maken!

Dankzij onze expertise en oplossingen op maat helpen we onze klanten te voldoen aan wettelijke eisen en tegelijkertijd hun tijdregistratie te optimaliseren. Deze samenwerking stelt onze klanten in staat om efficiëntere processen te implementeren die zijn afgestemd op de specifieke behoeften van elke organisatie.

Als u uw tijdregistratiesysteem wilt optimaliseren, kan de ondersteuning van onze toegewijde teams van cruciaal belang zijn, met name als u wilt profiteren van proactief en onderbouwd beheer.

Heeft u in elk geval een wens, een project of vragen over dit onderwerp? Neem dan contact met ons op!

Ontdekken ACT-ON HRIS