Professionals in de salarisadministratie: 10 beste werkwijzen in het digitale tijdperk!
Tegenwoordig betekent payrollmanager zijn niet langer (alleen) het uitvoeren van repetitieve handmatige taken. Dankzij de mogelijkheden van managementtools zijn payrollprofessionals data-analisten binnen HR-afdelingen geworden en vervullen ze nu een informatie- en adviesrol voor andere afdelingen én medewerkers. Gezien deze transformatie van het vakgebied, wat zijn dan de belangrijkste principes? Hier een overzicht van 10 best practices voor succes!
1. ZORG VOOR EEN NAUWKEURIGE EN TIJDIGE SALARISADMINISTRATIE!
Hoewel de context waarin payrollmanagers opereren verandert, blijft de kern van hun werk onveranderd: ervoor zorgen dat alle salarisbetalingen tijdig en foutloos worden verwerkt. Dit draagt bij aan een optimale werknemerservaring; een tekortkoming op dit gebied kan leiden tot demotivatie en een verlies aan vertrouwen onder werknemers.
Bovendien zijn de punctualiteit en nauwkeurigheid van de salarisadministratie nauw verbonden met de baanzekerheid – een cruciale factor in een tijd waarin meer dan de helft van de werknemers zich zorgen maakt over de impact van de wereldwijde economische situatie op hun inkomen.[1]
Essentieel voor salarisadministrateurs: om een accurate, tijdige en foutloze loonstrook te kunnen versturen, kunnen beheertools nu vertrouwen op oplossingen die tijd besparen bij repetitieve taken zoals gegevensinvoer, monitoring en betrouwbaarheidscontrole. [2]
2. INKOMSTEN EN AFTREKKEN ONDER DE KNIJPEN…
De codes voor inkomsten en inhoudingen compliceren de salarisberekeningen. In een tijd waarin salarisadministrateurs nog steeds 93% van hun tijd besteden aan terugkerende taken,[3] een oplossing voor salarisautomatisering kan helpen om deze taak foutloos uit te voeren en waardevolle tijd te besparen… die u kunt gebruiken om vragen van medewerkers over de berekening van hun loonstrook te beantwoorden.
3. VERWERKING VAN WIJZIGINGEN TIJDENS DE SALARISADMINISTRATIE
Om de beste werknemerservaring te garanderen, is het essentieel om gewerkte uren en overuren in realtime te kunnen verwerken, zodat deze worden meegenomen in de salarisadministratie van de huidige maand.
Een belangrijk punt om te begrijpen voor de ontwikkeling van uw rol: verwerkingswijzigingen zijn afhankelijk van de mogelijkheid van de salarisadministratieoplossing om terugwerkende kracht toe te passen, met name met betrekking tot de triggergebeurtenis die in 2027 wordt geïmplementeerd.[4] Door het juiste gereedschap te kiezen, kunt u ook op dit vlak weer meer flexibiliteit verkrijgen.
4. PAS DE VIEROOGENREGEL TOE
Bij salarisadministratie geldt de vierogenregel: salariswijzigingen die door een beheerder worden doorgevoerd, moeten door een tweede persoon worden gecontroleerd en goedgekeurd.
Zoals u weet, vormen de salariskosten voor de meeste werkgevers de grootste kostenpost. Dit verificatieproces dient niet alleen ter bescherming van het bedrijf, maar ook ter bescherming van uzelf.
5. ZORG DAT UW CERTIFICATEN ACTUEEL ZIJN.
Om de veiligheid van uw salarisadministratie te waarborgen, is het belangrijk dat uw beheertool gecertificeerd is. Daarnaast kunt u ook certificeringen behalen om op de hoogte te blijven van de beste praktijken in uw vakgebied en om uw bekwaamheid met de salarisoplossing die u gebruikt aan te tonen. Het is een uitstekende manier om uw expertise actueel te houden!
Hoe kies je de ideale leverancier van salarisadministratieoplossingen?
We denken instinctief (en terecht) aan het selecteren van een tool waarvan de functies ons helpen onze doelstellingen te bereiken: organisatie- en gegevensbeheer, personeelsadministratie, enzovoort.
Nog een cruciaal punt: een leverancier die u ondersteunt bij de evolutie van uw vakgebied moet ISO-gecertificeerd zijn.[5] Juridische innovaties hebben immers invloed op het dagelijkse beheer van de salarisadministratie. Op dit gebied is certificering een echt teken van vertrouwen en een garantie dat de geleverde oplossing effectief is.
6. ZORG ALTIJD VOOR EEN DOORLOPENDE PLANNING!
Wat zijn de voordelen van een noodplan voor de salarisadministratie? Deze vangnetfunctie stelt u in staat om onvoorziene gebeurtenissen op te vangen, terwijl u de tijdsbeperkingen van de salariscyclus respecteert.
Hoe ziet een noodplan er in de praktijk uit? U kunt bijvoorbeeld een proces opzetten waarbij betalingen uit de vorige periode opnieuw worden gecontroleerd en fouten in de volgende salariscyclus worden gecorrigeerd. Om dit plan in een noodsituatie te kunnen toepassen, is het essentieel om het vooraf te documenteren en te testen.[6]
7. DOCUMENTEER DE STAPPEN IN HET SALARISADMINISTRATIEPROCES
Dit is essentieel om andere professionals in staat te stellen uw taken over te nemen tijdens uw afwezigheid. Zorg er daarom voor dat u over de nodige vaardigheden beschikt en train (of laat trainen) een of meer van uw collega's.
Deze vier tips kunnen u helpen uw rol goed te vervullen:
- Neem even afstand en breng alle stappen van het salarisadministratieproces duidelijk in kaart. Zorg ervoor dat u deze presenteert in een helder, toegankelijk en begrijpelijk document.
- Laat het proces testen door de mensen die uw taken overnemen, zowel in uw aanwezigheid als onafhankelijk.
- Neem de tijd om uw vervangers alle aspecten en verantwoordelijkheden met betrekking tot de salarisadministratie uit te leggen.
- Werk uw documentatie met betrekking tot het salarisadministratieproces regelmatig bij.
8. HET LEVEREN VAN BETROUWBARE RAPPORTEN AAN DE FINANCIËLE AFDELING
De gegevens in het grootboekrapport moeten automatisch verwerkt kunnen worden. Door uw salarisadministratiesysteem te configureren, kunt u de opmaak van uw rapporten afstemmen op gebruiksgemak en fouten minimaliseren.[7] Het beheersen van de tool die deze gegevens levert, is daarom cruciaal: het heeft direct invloed op het vertrouwen dat men in de payrollmanager stelt.
Ten slotte is het een manier om de communicatie tussen de financiële en HR-afdeling te stroomlijnen: als payrollprofessional fungeer je als brug tussen deze twee vakgebieden.
9. OP DE HOOGTE BLIJVEN VAN JURIDISCHE EN CONTRACTENCONTROLE
De payrollmanager, die zich ergens tussen "Financiën" en "HR" bevindt, is tevens een juridisch expert: het is hun verantwoordelijkheid om op de hoogte te blijven van de actuele regelgeving en deze toe te passen.
Hoe blijf je op de hoogte van de laatste juridische ontwikkelingen? Hoewel technische monitoring essentieel is, kunnen payrollprofessionals ook vertrouwen op een krachtige payrolloplossing om alle nieuwe wetgeving te implementeren.
Sommige oplossingen op de markt zijn vooraf geconfigureerd, waardoor de juridische en regelgevende monitoring direct door de softwareleverancier wordt verzorgd. [8]
Onze experts op het gebied van salarisadministratieadvies en -outsourcing kunnen u ook helpen met deze tijdrovende taak 🙂
10. MAAK VISUELE EN IMPACTVOLLE RAPPORTEN VOOR HET MANAGEMENT
Als ervaren analist kan de payrollmanager het directiecomité, het managementcomité of de raad van bestuur voorzien van bruikbare en begrijpelijke rapporten. Deze strategische rol stelt hen in staat hun expertise te delen en de ontwikkeling van het bedrijf waarvoor ze werken te ondersteunen.
Hoe kunnen data-analyses worden gepresenteerd om ervoor te zorgen dat ze volledig toegankelijk, begrijpelijk en relevant zijn? Denk bijvoorbeeld aan dashboards of grafieken die in realtime beschikbaar zijn en met het management kunnen worden gedeeld.
DE WERELDWIJDE SALARISADMINISTRATIE IS NIET VASTGESTELD…
In het digitale tijdperk breidt de rol van de payrollmanager zich geleidelijk uit met nieuwe verantwoordelijkheden die veel verder gaan dan alleen het berekenen van salarissen.
Het garanderen van een vlekkeloze salarisverwerking, het beheersen van de fijne kneepjes van de regelgeving, het anticiperen op wetswijzigingen, het documenteren van processen en het rapporteren van duidelijke en betrouwbare gegevens: dit zijn allemaal fundamentele vaardigheden die payrollprofessionals in staat stellen zich te positioneren als een essentiële pijler van HR- en financiële afdelingen.
Deze rol is verre van statisch en vindt zichzelf voortdurend opnieuw uit, dankzij technologische innovaties en organisatorische transformaties. Door te investeren in geschikte oplossingen en deze best practices te implementeren, versterkt u de strategische rol van payrollprofessionals binnen organisaties en draagt u actief bij aan hun evolutie.
Met de juiste tools tot uw beschikking heeft u de touwtjes in handen!
U wilt uw salarisadministratie verder professionaliseren en…
- Wilt u de nieuwste digitale werkwijzen implementeren?
- Wilt u uw huidige tools evalueren en de essentiële functies voor uw specifieke behoeften identificeren?
- Ontdek diverse ISO-gecertificeerde salarisoplossingen om de veiligheid en betrouwbaarheid van uw processen te waarborgen.
- Ontwikkel uw vaardigheden door middel van certificeringen en gespecialiseerde trainingen.
- Werk samen met experts die u ondersteunen bij het implementeren van een naadloze salarisadministratie en het opbouwen van een alomvattende HR-strategie.
Ontdek ACT-ON HRIS.
[1] Baromètre OpinionWay, Confiance et bien-être au travail, 2022.
[2] Ministère du Travail, Guide pratique du gestionnaire de paie, édition 2023.
[3] Sondage Silae, Observatoire de la Paie, 2022.
[4] Projet de réforme du recouvrement, Bulletin officiel des finances publiques, 2022.
[5] Organisation internationale de normalisation (ISO), Normes ISO 9001:2015 & ISO 27001:2013.
[6] Ordre des Experts-Comptables, Les indispensables de la paie, 2021.
[7] Association nationale des directeurs financiers, Rapport sur la digitalisation de la fonction finance, 2021.
[8] Deloitte, Etude sur la digitalisation et l’externalisation de la paie, 2023.
Ook de moeite waard om te ontdekken
