#Standpunt

Slechte salarisadministratie: zeer reële gevolgen…

24/12/2024

Het correct beheren van de salarisadministratie is een dagelijkse uitdaging voor alle bedrijven, ongeacht hun omvang of sector. Personeelsverloop, teamwisselingen, veranderende wet- en regelgeving… zelfs de kleinste misstap kan kostbaar zijn. En dit gaat veel verder dan een simpel financieel probleem. Het is ook een strategische noodzaak, essentieel voor een positieve werkomgeving, de reputatie van een bedrijf en een belangrijke factor in de algehele prestaties.

WELKE RISICO'S ZIJN ER BIJ EEN FOUT?

De gevolgen van een gebrekkige salarisadministratie kunnen talrijk en bijzonder ernstig zijn:

Te late salarisbetalingen: zelfs incidentele te late betalingen leiden tot frustratie, wantrouwen en ontevredenheid onder werknemers. Dit heeft gevolgen voor het vertrouwen, de betrokkenheid en zelfs het behoud van talent. [1]. Op de lange termijn kunnen herhaalde vertragingen leiden tot een nadelig intern klimaat en een verhoogd ziekteverzuim.

Rekenfouten: onjuiste salarissen of onjuist aangegeven bijdragen kunnen leiden tot administratieve of fiscale sancties. Steeds vaker voorkomende controles door URSSAF (de Franse instantie voor de inning van sociale premies) of andere toezichthoudende instanties stellen bedrijven bloot aan correcties, financiële boetes of zelfs, in sommige gevallen, juridische stappen [2].

Tijdverspilling: Het corrigeren van fouten in de salarisadministratie vereist een intern team (HR, boekhouding, financiën) dat al overbelast is met andere taken. Deze extra werklast weerhoudt hen ervan zich te concentreren op HR-strategie, training of procesverbetering, en heeft een negatieve invloed op de algehele productiviteit.

Wettelijke niet-naleving: De Franse arbeidswetgeving is voortdurend in ontwikkeling. Continue monitoring van de regelgeving is essentieel om op de hoogte te blijven van zaken als bijdragen, bonussen, voordelen in natura, drempelbedragen voor loonheffing, enzovoort. Niet-naleving kan een bedrijf blootstellen aan boetes of zelfs langdurige en kostbare rechtszaken. [3].

Beschadigd imago: In een context waarin employer branding een belangrijk element is van de aantrekkelijkheid van een bedrijf, schaden herhaalde problemen met de salarisadministratie de reputatie van de organisatie. Potentiële kandidaten, die via professionele netwerken of beoordelingsplatformen op de hoogte zijn gebracht, kunnen hierdoor ontmoedigd raken om te solliciteren. [4].

ÉÉN OPLOSSING: GESCHIKTE SOFTWARE…

Om deze valkuilen te vermijden, kiezen veel bedrijven voor gespecialiseerde software voor salarisadministratie en personeelsinformatiesystemen (HRIS).

Deze tools bieden een reeks voordelen:

Betrouwbaarheid: Geavanceerde algoritmen zorgen voor de automatische berekening van salarissen, bijdragen en uitkeringen, waardoor het risico op menselijke fouten wordt verkleind. Wettelijke updates worden vaak in realtime geïntegreerd, waardoor nalevingsfouten worden voorkomen.

Compliance: Gespecialiseerde software wordt regelmatig bijgewerkt om de nieuwste wijzigingen in het Arbeidswetboek, de AVG en de URSSAF-regelgeving te integreren. Dit zorgt ervoor dat bedrijven blijven voldoen aan de actuele wetgeving. [5].

Tijdsbesparing: Automatisering vermindert handmatige taken. HR- en financiële teams kunnen zich vervolgens richten op activiteiten met een hogere toegevoegde waarde, zoals talentmanagement, training of de ontwikkeling van een sterk werkgeversimago.

Verbeterde beveiliging: Gegevensbescherming is een belangrijk aandachtspunt. Geavanceerde softwareoplossingen bieden encryptiesystemen, sterke authenticatieprotocollen en regelmatige back-ups, waardoor het risico op het lekken van gevoelige informatie wordt beperkt. [6].

Geoptimaliseerd beheer: geïntegreerde dashboards, rapporten en key performance indicators (KPI's) bieden een helder en compleet overzicht van de salariskosten, anticiperen op veranderingen en optimaliseren het beloningsbeleid.

… MAAR NIET ALLEEN DAT!

Salarisadministratie is meer dan alleen technische berekeningen. Het is een cruciaal aspect dat van invloed is op de tevredenheid van medewerkers, de naleving van wet- en regelgeving door het bedrijf en het concurrentievermogen. Effectieve salarisadministratie versterkt het werkgeversimago, bevordert intern vertrouwen, ondersteunt het behoud van talent en draagt bij aan een gezonde werkomgeving.

Kortom, een goed beheerde salarisadministratie is een bewezen aanjager van algehele prestaties!

NAAR EEN MEER GLOBALE BENADERING VAN "HUMAN CAPITAL MANAGEMENT"

Naast de salarisadministratie moeten bedrijven hun perspectief op hun menselijk kapitaal en de beste manier om dit te beheren veranderen. Salarisadministratie, net als training, loopbaanmanagement en het meten van betrokkenheid, maakt deel uit van een breder ecosysteem dat kan worden samengevat onder de noemer 'talentmanagement'. Moderne HRIS-systemen beperken zich niet langer tot loonstroken. Ze integreren nu complementaire en noodzakelijke functionaliteiten: het bijhouden van vaardigheden, interne mobiliteit, opvolgingsplanning en salarisadministratie – allemaal ten dienste van een samenhangende HR-strategie die is afgestemd op de belangen van het bedrijf [7].

Deze evolutie van tools gaat hand in hand met een groeiende behoefte aan soft skills binnen HR-afdelingen, zoals het vermogen om te communiceren over wetswijzigingen, managers te trainen in het gebruik van nieuwe tools of een kwalitatieve dialoog over beloningskwesties tot stand te brengen.

Generaties veranderen, de wereld verandert ook… en HR is niet immuun voor deze onderliggende trends!

EN MORGEN: AI, DATA EN INTERNATIONALE HARMONISATIE?

Naarmate kunstmatige intelligentie (AI) en data-analyse terrein winnen, staat payrollmanagement voor een nieuwe revolutie. Voorspellende algoritmen kunnen salariskosten inschatten, trends in ziekteverzuim analyseren en optimalisatiescenario's bieden (zie onze Data & AI-oplossing, DATA for people, voor meer informatie).

Internationale bedrijven zullen ondertussen hun werkwijzen moeten harmoniseren door zich aan te passen aan de wetgeving van meerdere landen, waardoor tools en expertise nog waardevoller worden [8].

DE JUISTE INSTRUMENTEN EN DE JUISTE EXPERTISE COMBINEREN… VOOR EEN SOEPEL SALARISADMINISTRATIEPROCES!

Salarisadministratie is veel meer dan een administratieve last: het is een strategische kwestie, een bron van vertrouwen en een teken van professionaliteit. Bedrijven die dit aspect verwaarlozen, riskeren niet alleen financiële sancties, maar ook schade aan hun werkgeversimago en het interne klimaat.

Omgekeerd zullen bedrijven die investeren in de juiste tools, hun teams trainen en een meer holistische kijk op menselijk kapitaal hanteren, daar op de lange termijn de vruchten van plukken.

Wilt u uw processen moderniseren? Uw tools vervangen? Onze payroll-experts inschakelen? Uw payroll uitbesteden?

Neem contact op met onze experts om onze oplossingen en diensten te ontdekken die zijn afgestemd op uw behoeften: ACT-ON HRIS. Door technologie, expertise en ondersteuning te combineren, helpen we u om uw salarisadministratie met vertrouwen, betrouwbaarheid en conform de regelgeving aan te pakken.