L'APAJH (Association Pour Adultes et Jeunes Handicapés) est le premier réseau national dédié à l'accompagnement de tous les types de handicap (moteur, sensoriel, mental, psychique, autisme, polyhandicap). Avec 93 associations et 700 établissements en France et Outre-mer, l’association citoyenne agit pour une société plus inclusive. La Fédération APAJH gère aussi en direct plus de 250 structures avec l’engagement de plus de 5000 salariés.

Suite au déploiement de la solution CHRONOS V10, l’APAJH a confié à ACT-ON GROUP la TMA fonctionnelle de sa GTA (Gestion des Temps et des Activités).

Un projet pris en charge par les équipes ACT-ON HRIS du CEMAFORE, centre d'externalisation dédié à la maintenance fonctionnelle et réglementaire des logiciels GTA, basé à Nantes.

LE BESOIN : PRENDRE EN CHARGE LA TMA FONCTIONNELLE D'UNE SOLUTION GTA

Après la mise en place de CHRONOS V10, plusieurs enjeux sont apparus, nécessitant un accompagnement expert :

• Corriger les écarts de paramétrage entre les spécifications fonctionnelles et la solution déployée
• Finaliser les éléments non recettés lors du projet initial
• Assurer la continuité de service sur un outil central pour les équipes RH et opérationnelles

NOTRE RÉPONSE : MISE EN PLACE D'UN DISPOSITIF DE TMA GTA FONCTIONNELLE

Pour répondre à ces enjeux, les équipes ACT-ON HRIS ont mis en place un dispositif de Tierce Maintenance Applicative (TMA) fonctionnelle.

Les actions clés :

• Stabilisation du paramétrage existant : analyse approfondie de la configuration et correction des anomalies
• Sécurisation des livraisons : revue des spécifications fonctionnelles, préparation et accompagnement des phases de recette
• Correction des écarts et des compteurs erronés : fiabilisation des règles de calcul et des données
• Prise en charge de la maintenance fonctionnelle globale : gestion des incidents, évolutions et demandes métiers
• Mise en place d’un outil de suivi (Mantis) : pilotage structuré des tickets, priorisation et traçabilité des actions

LES BÉNÉFICES CLIENT : UNE GTA FIABLE, SÉCURISÉE ET PILOTÉE DANS LA DURÉE

Grâce à cet accompagnement, l’APAJH bénéficie aujourd’hui d’un système stable et performant :

• Un paramétrage fiabilisé et conforme : réduction des erreurs et sécurisation des règles de gestion
• Une continuité de service assurée : un outil GTA opérationnel et fiable pour les équipes
• Un pilotage structuré des demandes : suivi hebdomadaire, priorisation efficace et meilleure visibilité
• Un interlocuteur expert dédié : expertise fonctionnelle CHRONOS au service des équipes RH
• Une documentation à jour : capitalisation et sécurisation des connaissances pour l’avenir

LE MOT DU CLIENT...

« Depuis 2023, nous collaborons avec ACT-ON GROUP pour la "maintenance" de notre outil de Gestion des Temps (GTA).

Cette collaboration nous a permis de stabiliser, sécuriser et fiabiliser notre paramétrage suite à un changement complet de SIRH en 2022.

Les équipes d’ACT-ON nous ont démontré tout au long de cette collaboration, leur expertise du sujet, nous ont fait bénéficier de leurs conseils/accompagnements et surtout de leur réactivité ! Tout cela a permis de tisser une véritable relation de confiance ! »

Hans Fernandes – DRH Adjoint APAJH

UN PROJET GTA ?

Vous souhaitez assurer la maintenance applicative de votre solution de Gestion des Temps et des Activités ou en déployer une nouvelle ? ACT-ON GROUP met à votre disposition une expertise éprouvée, du cadrage initial jusqu'à la maintenance évolutive.

Nos consultants ACT-ON HRIS accompagnent les établissements publics et privés à chaque étape de leur projet GTA : paramétrage, conduite du changement, formation des équipes et optimisation continue de la solution.

Ils ont notamment accompagné l'AP-HP et le Groupe AHNAC. Découvrez leurs retours d'expérience.

Parlons de votre projet. Contactez-nous dès aujourd'hui pour un échange personnalisé et bénéficier d'un accompagnement sur mesure !

Une grande entreprise internationale, spécialisée dans l’industrie médicale et basée à Genève, a sollicité ACT-ON SWITZERLAND pour sécuriser, structurer et piloter le déploiement d'un SIRH multi-pays.

Le projet portait sur la mise en place des modules CORE RH, Compensation, Temps & Absences et HR HELPDESK dans 15 pays, dans un contexte de transformation globale des processus RH client.

LE BESOIN : STRUCTURER ET SÉCURISER UN PROJET SIRH INTERNATIONAL

Pour mener à bien cette transformation stratégique, le groupe devait renforcer sa capacité de gestion de projet et sécuriser l’ensemble du déploiement du SIRH multi-pays.

Plusieurs enjeux majeurs ont rapidement émergé :

• Assurer une gouvernance de projet solide : mise en place d’une comitologie claire et efficace pour fluidifier les décisions, coordonner les équipes globales & locales et garantir une vision consolidée du projet.

• Coordonner un grand nombre d’interlocuteurs : gestion des échanges entre équipes RH, IT, sécurité, data et représentants des 15 pays aux niveaux de maturité SIRH hétérogènes.

• Garantir un pilotage robuste sur la durée : maintien de la dynamique projet sur 18 mois, avec anticipation des risques et des impacts organisationnels.

• Sécuriser l’alignement international : harmoniser les pratiques, cadrer les besoins et garantir la cohérence du futur SIRH pour l’ensemble des pays, tout en intégrant les spécificités locales.

NOTRE RÉPONSE : PILOTAGE ET SÉCURISATION DU DÉPLOIEMENT SIRH MULTI-PAYS

Pour répondre à ces défis, ACT-ON SWITZERLAND a mis en place un dispositif sur mesure, orienté pilotage, coordination et sécurisation du projet :

• Pilotage global du projet SIRH : mise à disposition d’un chef de projet senior spécialisé dans les déploiements internationaux, structuration des étapes clés, coordination de l’ensemble des acteurs et reporting au comité de direction.

• Mise en place d’une comitologie claire et performante : définition et animation des instances de gouvernance (COPIL, COPROJ, comités pays), création de rituels projet, suivi des risques, arbitrages et documentation centralisée.

• Coordination multi-pays : organisation et animation des échanges avec les 15 pays, cadrage des besoins, identification des écarts, alignement des processus globaux et prise en compte des contraintes réglementaires locales.

• Accompagnement méthodologique & sécurisation du déploiement : structuration des livrables, formalisation des exigences, suivi des intégrateurs, gestion du planning et des dépendances IT, coordination des parties prenantes.

• Accompagnement du changement, formation et dispositif d’hypercare : construction d’un réseau d’ambassadeurs, préparation et animation des sessions de formation, et mise en place d’un hypercare structuré pour sécuriser les premières semaines post - déploiement. Cette approche a permis d’accompagner progressivement les utilisateurs, de les rassurer sur les nouveaux usages et d’apporter un soutien opérationnel immédiat aux équipes locales lors du démarrage.

LES BÉNÉFICES CLIENT : UNE GOUVERNANCE PROJET SOLIDE ET UN SIRH OPERATIONNEL

Grâce à cet accompagnement, l’entreprise a pu :

• Sécuriser un projet stratégique à grande échelle : gouvernance claire, suivi rigoureux et pilotage professionnel sur l’ensemble des 18 mois.

• Faciliter la coordination internationale : cadre de travail partagé, interlocuteur dédié et outils harmonisés pour les 15 pays.

• Optimiser la prise de décision : comitologie efficace permettant arbitrages rapides, meilleure visibilité des enjeux et maîtrise totale des risques.

• Accélérer la mise en œuvre du SIRH : réduction des zones d’incertitude et meilleure coordination entre RH, IT, Data et sécurité.

• Renforcer la qualité globale du déploiement : processus clarifiés, échanges fluidifiés et documentation structurée pour préparer les évolutions futures du SIRH.

Un projet en Suisse ? Des questions ? Contactez ACT-ON SWITZERLAND

Une association engagée depuis plus de 150 ans accompagne les jeunes en difficulté et leurs familles en France et à l’international à travers des actions d’éducation, de formation et d’insertion.

Dans un contexte de transformation de son système data, cette organisation s’appuie sur plusieurs applications Qlik critiques pour le pilotage RH et les analyses opérationnelles.
Afin de garantir leur disponibilité jusqu’à leur décommissionnement, elle a engagé une démarche de TMA avec ACT-ON DATA, permettant à la nouvelle équipe de se concentrer sur la construction du futur système et des nouveaux outils.

LE BESOIN...

Pour continuer à accompagner efficacement les équipes métiers, l’organisme doit garantir le maintien en conditions opérationnelles de ses applications, pour assurer la disponibilité des indicateurs clés, la fiabilité des données et le soutien aux prises de décision quotidiennes.

Plusieurs facteurs ont fait de ce projet une nécessité :

• Départs de ressources en charge des applications Qlik, créant un risque de rupture de compétence.
• L’importance de garantir la disponibilité continue d’applications critiques pour la gestion des ressources humaines et des données associées.
• Nécessité d’assurer un support réactif, une maintenance structurée et des évolutions maîtrisées dans l’attente du déploiement du futur système décisionnel.

L’enjeu principal était donc de mettre en place un dispositif agile et sécurisé, capable de répondre aux besoins opérationnels, tout en structurant l’exploitation sur le long terme.

NOTRE RÉPONSE...

ACT-ON DATA a accompagné cette institution dans la mise en place d’une TMA Qlik structurée et organisée en 4 phases clés, basées sur les bonnes pratiques de maintenance applicative et un pilotage rigoureux.

1. Cadrage opérationnel et transfert de compétences

La mission a débuté par un cadrage structurant :

• Organiser le transfert de connaissances depuis les ressources en place.
• Définir un Plan de Maintenance et de Qualité clair avec des règles de gouvernance, de sécurité et d’habilitations.
• Mettre en place une organisation de pilotage incluant COPROJ hebdomadaires et COPIL réguliers.

Cette phase a assuré une reprise maîtrisée des applications sans perte d’expertise métier ou technique.

2. Maintien en conditions opérationnelles des applications Qlik

Nos équipes assurent :

• Maintenance corrective et la résolution des incidents.
• Évolutions mineures et adaptations fonctionnelles nécessaires en cours d’exploitation.

Les activités d’exploitation quotidienne des applications (recharges, validation des données, gestion des accès utilisateurs) restent prises en charge par les équipes de l’organisme.

Chaque opération est réalisée selon un processus structuré et traçable, garantissant fiabilité et cohérence.

3. Pilotage transparent et suivi budgétaire

Le pilotage RH est assuré via :

• Suivi hebdomadaire de l’activité et des tickets ouverts.
• Revues de charges et de budget pour aligner les priorités métiers et techniques.
• Traçabilité complète et une visibilité claire pour les responsables de la Fondation.

Cette gouvernance permet d’anticiper les besoins et d’adapter les actions en fonction des usages réels.

4. Documentation et industrialisation des processus

ACT-ON DATA prend en charge :

• Mise à jour continue de la documentation fonctionnelle et technique.
• Production des documents de livraison et des procédures de mise en production.
• Capitalisation des connaissances, assurant ainsi une continuité durable des savoir-faire.

LES BÉNÉFICES CLIENT...

À l’issue de ce partenariat, l’association dispose :

• Pilotage structuré et sécurisé de ses applications Qlik, assurant la disponibilité des outils clés pour les équipes RH et métiers.
• Maintenance proactive et réactive, garantissant des corrections rapides et des évolutions maîtrisées.
• Gestion des activités claire, transparente et budgétairement contrôlée.
• Documentation à jour et d’une traçabilité complète des interventions.
• Exploitation sécurisée des applications existantes jusqu’à leur remplacement.

En fiabilisant la gestion de ses applications décisionnelles, elle peut ainsi continuer à se concentrer sur sa mission essentielle : accompagner les jeunes et les familles fragilisés vers l’autonomie et l’insertion sociale.

Un projet ? Contactez ACT-ON DATA

Découvrez tous nos projets, pour en savoir plus !

Chaque année, la campagne salariale représente un exercice stratégique pour les directions RH. Mais dans les faits, elle mobilise souvent des heures, voire des semaines de travail : fichiers Excel multiples, versions parallèles, validations successives, risques d’erreur… Autant de contraintes qui rendent le pilotage complexe et peu sécurisant.

À travers cette vidéo démo, Charlin DJINTCHUI, Senior Manager chez ACT-ON DATA, vous montre comment le module "Révision Salariale" intégré à la solution DATA for people, change en profondeur la manière de conduire vos campagnes salariales.

CE QUE VOUS ALLEZ DÉCOUVRIR :

Tout au long de la vidéo, la démonstration s’appuie sur des cas d’usage concrets du module "Révision Salariale" et sur les étapes clés d’une campagne salariale.

Vous découvrez notamment :

• La création et la configuration d’une campagne salariale : paramétrage des règles, des populations et des enveloppes budgétaires en quelques minutes, dans un environnement unique, centralisé et sécurisé.
• La fin des fichiers multiples : toutes les données sont regroupées dans un seul outil, sans versions parallèles ni échanges non maîtrisés.
• Une implication des managers cadrée et sécurisée : chaque manager dispose d’une vue claire, avec les bons droits d’accès, pour formuler ses propositions dans un cadre défini par les RH.
• Un pilotage en temps réel : suivi de l’avancement de la campagne, visualisation des propositions et capacité à arbitrer avant validation.
• Une consolidation fluide, quelle que soit la taille de l’organisation : aucun retraitement manuel, aucune perte d’information, les décisions restent tracées jusqu’à la validation finale.

LES BÉNÉFICES POUR VOTRE ORGANISATION :

Un pilotage plus simple, plus rapide et plus fiable !

• Gain de temps significatif pour les équipes RH, grâce à l’automatisation des étapes clés et à la centralisation des données.
• Décisions salariales plus justes : simulations, comparaisons et arbitrages permettent de décider sur la base d’informations fiables et consolidées.
• Meilleure collaboration entre RH et managers : chacun intervient à son niveau, avec une vision claire et des règles partagées.
• Réduction des risques liés aux erreurs, aux incohérences et aux retraitements manuels.

"Révision Salariale" permet ainsi de passer d’un exercice lourd et peu lisible à un processus structuré, piloté et sécurisé.

POURQUOI CHOISIR ACT-ON DATA POUR ACCOMPAGNER VOTRE COMPAGNE SALARIALE ?

Nous accompagnons les organisations dans le pilotage de leurs enjeux RH grâce à une approche qui met la data au service de décisions humaines éclairées.

Avec DATA for People, notre solution est conçue pour répondre à des problématiques métiers concrètes : fiabiliser les données, structurer les processus et faciliter la prise de décision.

Le module "Révision Salariale" s’inscrit pleinement dans cette approche :

• Solution pensée pour les usages RH et managériaux,
• Pilotage sécurisé et traçable des campagnes salariales,
• Interface claire qui privilégie l’efficacité plutôt que la complexité.

Notre objectif : vous permettre de conduire vos campagnes de révisions salariales plus sereinement, avec une meilleure visibilité et des décisions prises en toute confiance.

UN BESOIN ? UN PROJET EN COURS ?

Vous souhaitez :

• Simplifier vos campagnes de révisions salariales ?
• Gagner en visibilité sur vos budgets et vos arbitrages ?
• Sécuriser vos processus RH ?

Nous sommes là pour vous accompagner !

Découvrez le module "Révision Salariale" ou demandez une démo sur dataforpeople.fr

À voir ou à revoir !

ACT-ON DATA

Regard (auto)critique et sans tabou sur les travers de la Tech, cet article interroge le poids des récits dominants et leur impact sur la capacité à révéler de nouveaux talents dans la tech, notamment féminins et issus de parcours atypiques. Une réflexion de fond, toujours d’actualité, pour faire évoluer durablement les pratiques de recrutement et d’inclusion. Un constat toujours d’actualité… et des pistes concrètes pour agir.

LES TALENTS DANS LA TECH FACE AU POIDS DES RÉCITS EXISTANTS

En 2023, il est toujours aussi difficile de recruter des développeurs. Le métier est en plein essor, les profils sont sursollicités et l’offre peine encore à rencontrer la demande. En outre, le métier n’a toujours pas suscité de vocations pour des profils issus de parcours plus atypiques… et la population féminine n’est toujours pas présente en nombre.

Si nous voulons faire évoluer cette situation, préjudiciable pour nos entreprises et pour notre société, nous devons cesser de traiter le problème du numérique à l'école par le seul techno-centrisme, qui consiste à équiper collèges et lycées de matériel divers.

Optons pour d’autres voies, et notamment celle de la "connaissance d'un langage" qui permettra de développer des programmes, et par la suite de susciter des vocations de développeur...

Comment enseigner la programmation ? Qui doit le faire ? Comment susciter des vocations ? Voilà des interrogations beaucoup plus pertinentes, auxquelles il nous faut répondre rapidement.

CHANGER DE REGARD… POUR RÉVÉLER ET ATTIRER DE NOUVEAUX "TALENTS TECH"

Nous touchons là au sujet de l’humain… Les préjugés, le besoin d'identification, l'imagination individuelle, l’imaginaire collectif, les représentations, les projections…

Il semblerait donc logique de se tourner vers les sciences humaines et sociales, telles que l’histoire, la sociologie, la psychologie, l'anthropologie ou l'ethnologie. L’idée étant de faire appel à des profils plus atypiques, de solliciter d’autres parcours d’apprentissage et de vie, pour faire émerger une nouvelle génération de développeurs.

À titre d’exemple, nous pouvons citer les travaux de Georges Balandier qui a proposé le concept de techno-imaginaire (importance de la technique et des machines dans notre imaginaire contemporain, forgé par des récits mythologiques) et ceux du chercheur Pascal Plantard, anthropologue des usages des technologies numériques à l'université de Rennes 2 (cessons au passage d'être exclusivement centré sur Paris pour nourrir nos réflexions).

Ce dernier rappelle que les techno-imaginaires sont les matériaux de base des représentations qui déclenchent et orientent les pratiques numériques.

En allant dans ces directions, nous pouvons ainsi tenter de mieux comprendre ce pourquoi le jeune public féminin s’autocensure. Et ce, en dépassant évidemment des explications du style "geek asocial", alors que les projets informatiques sont avant tout le fruit d'un travail d'équipe.

Et il s’avère que les différentes recherches sur le techno-centrisme nous pousse à modéliser des imaginaires, dont les déterminants sont essentiellement anglo-saxons et masculins. Une partie de la réponse à la question posée est peut-être donc à chercher de ce côté-ci…

PUISER DANS LE RÉEL… ET RENDRE AUX FEMMES LA PLACE QUI LEUR REVIENT DANS LA TECH…

Il existe pourtant de nombreuses références de pensées et modèles entrepreneuriaux français, notamment dans la recherche et l’industrie, qui n’ont pas à rougir vis-à-vis des anglo-saxons ou plus récemment de l’Asie.

Qui se souvient aujourd’hui de l'entreprise française Jeulin qui proposait, dès le milieu des années 80, des solutions à base d'écrans tactiles et de robots pour l'éducation, notamment pour l'apprentissage de l'informatique, comme le souligne Pascal Plantard ?

Une certaine histoire semble n’avoir plutôt retenu que les grands programmeurs masculins. Sauf qu'en remontant le temps jusqu'au 19ème siècle, l'Histoire nous instruit de l'existence d'Ada Lovelace, fille de Lord Byron et amie de Charles Babbage, qui inventa le premier algorithme logiciel théorique au monde ! 

Plus près de nous, durant la seconde guerre mondiale, à Bletchley Park, des femmes pionnières de la programmation informatique décryptaient les codes allemands. Alan Turing n'était donc pas seul dans ce domaine, mais c'est pourtant à lui qu'un film a été consacré...

Quant à Margaret Hamilton, elle a joué un rôle clé dans le programme Apollo, où elle a dirigé le groupe dédié aux logiciels de vol. Le terme d'ingénierie logicielle lui revient. On pourrait également évoquer le rôle des mathématiciennes afro-américaines dans le programme spatial américain, tout comme celui de Grace Hopper, docteur en mathématiques et à l'origine, en 1959, du langage COBOL.

RÉÉCRIRE LES RÉCITS POUR FAIRE ÉMERGER DE NOUVEAUX TALENTS DANS LA TECH

Si ces pionnières sont longtemps restées dans l'ombre, les lignes commencent tout doucement à bouger. Cela contribue ainsi à la réécriture de grands récits mythologiques qui devraient contribuer à faire bouger l'imagination individuelle et l’imaginaire collectif, en matière de numérique et des métiers associés.

Il faut poursuivre dans cette voie des grands récits, à l'instar de ce qu’a fait la France en matière d'imaginaire collectif dans le domaine de l'espace avec Thomas Pesquet (encore un homme !) et Claudie Haigneré, première femme française dans l’espace, afin que les jeunes femmes ne se sentent plus exclues de l'univers numérique.

AGIR DANS LA DURÉE SUR LE TRIPTYQUE « ÉDUCATION, SOCIÉTÉ, RECRUTEMENT »

Outre le niveau « macro », il nous faut aussi agir au niveau « micro ». En particulier dans les pratiques de recrutement qui doivent être le plus ouvertes possibles : écoles d'ingénieurs, universités et circuits courts types BTS.

Même chose en ce qui concerne les langages de programmation et des univers de type Linux. C'est ce qui nous amènera à recruter des profils de « bricoleur », au sens anthropologique du terme, où l'innovation est un processus basé sur des emprunts, des modifications, des recombinaisons inédites d'éléments existants, ainsi que l’a fait remarquer le paléoanthropologue Pascal Picq.

Enfin, il nous faut revoir nos modes d'interactions avec les écoles d'ingénieurs, où les enseignants ne se mettent pas dans la problématique des industriels.

On le voit, ce triptyque « éducation - société - recrutement » va demander beaucoup d'efforts et de temps à "remuer", afin de susciter des vocations dans tous les métiers du numérique (et pas seulement les créneaux à la mode, comme c'est le cas aujourd'hui).

Au fond, le meilleur instrument pour former et recruter davantage de développeurs et de femmes dans ce métier, c’est encore le bâton de pèlerin... pour expliquer et convaincre nombre d'interlocuteurs. Et ce, durant de longues années (encore) !

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Un hôpital suisse, comptant plus de 2 000 collaborateurs, a fait appel à ACT-ON SWITZERLAND pour l’accompagner dans la refonte de ses processus RH, avant de procéder à la sélection d’un nouveau SIRH.

LE BESOIN…

L’objectif macro est d’optimiser les processus RH de manière indépendante de la technologie, afin de poser des bases solides pour l’implémentation du futur système d’information RH.

• Analyser les processus RH existants : réalisation d'un audit des processus RH en place
• Identifier les inefficacités et points de friction : détection des goulots d’étranglement, des doublons, des tâches administratives lourdes et des processus non optimisés.
• Refondre les processus RH : redéfinition des processus pour les rendre plus fluides, cohérents et orientés vers l’amélioration de l’efficacité opérationnelle, tout en alignant les pratiques sur les besoins réels de l’hôpital.
• Modéliser les processus optimisés : formalisation des nouveaux processus RH sans contrainte technologique, en garantissant qu’ils soient agiles et évolutifs.
• Préparer la future implémentation du SIRH : formulation de recommandations et d’un cadre d'intégration de ces nouveaux processus dans le futur SIRH, pour éviter un simple "lift & shift" des pratiques existantes.

NOTRE RÉPONSE…

• Améliorer l'efficacité des processus RH : identification des points de blocage et réduire la complexité administrative pour permettre aux équipes RH de se concentrer sur des missions stratégiques.
• S’aligner avec les objectifs organisationnels.
• Préparer l’implémentation du SIRH : poser les bases solides pour une future adoption réussie du SIRH, sans répliquer les erreurs du passé, en assurant une transition fluide.
• Éviter le "Lift & Shift" : éviter la simple migration des anciens processus dans un nouveau système et adopter une approche centrée sur l’optimisation réelle des processus RH avant le choix technologique.

LES BÉNÉFICES CLIENT…

Base solide pour le choix du SIRH : base méthodologique et fonctionnelle claire qui guidera le choix du SIRH, garantissant une transition réussie lors de la phase suivante du projet.

Cartographie des processus RH : analyse approfondie des processus actuels avec une identification claire des inefficacités et des axes d’amélioration.

Recommandations pour une refonte complète : processus RH optimisés, plus agiles et mieux alignés avec les besoins organisationnels spécifiques de l’hôpital.

Modélisation des processus futurs : processus détaillés, sans dépendance technologique, pratiquement prêts à être intégrés dans un SIRH pour éviter la reprise des anciennes pratiques.

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Aujourd’hui, être gestionnaire de paie ne signifie plus seulement exécuter des tâches répétitives. À l’ère du digital, les meilleures pratiques paie permettent aux professionnels d’évoluer vers un rôle d’analyste, de conseil et de garant de l’expérience collaborateur. Face à la transformation du métier, quels sont les fondamentaux à maîtriser pour exceller durablement ?

1. ASSURER DES PAIES SANS FAUTE, ET À TEMPS !

Si le contexte dans lequel on exerce le métier de gestionnaire de paie évolue, la raison d’être du métier, elle, reste immuable. Il s’agit de s’assurer que toutes les paies sont envoyées et reçues à temps, et sans erreur. Cela participe d’une expérience collaborateur optimale : une carence en la matière est susceptible de provoquer désengagement et perte de confiance du côté des salariés. 

En outre, la ponctualité et l’exactitude des paies sont étroitement liées à la sécurité de l’emploi : un essentiel, à l’heure où plus d’1 travailleur sur 2 se dit préoccupé par l’impact de la conjoncture mondiale sur leurs revenus.^[1]

Incontournable pour les professionnels de la paie : pour fournir une fiche de paie exacte, envoyée à temps et sans erreurs, il est désormais possible de s’appuyer sur des outils de gestion qui évitent de passer du temps sur des tâches répétitives liées à la saisie, au suivi et au contrôle de la fiabilité des données.^[2] 

2. MAÎTRISER LES GAINS ET DÉDUCTIONS EN PAIE

Les codes de gains et déductions rendent complexes les calculs de la fiche de paie. A l’heure où 93 % du temps d’un professionnel de la paie est encore consacré à des tâches récurrentes,^[3] une solution d’automatisation de la paie peut aider à remplir cette mission sans faire d’erreur, et faire gagner un temps précieux… que vous pourrez employer à répondre aux questions des salariés sur le calcul de leur fiche de paie.

3. TRAITER LES MODIFICATIONS EN COURS DE CYCLE DE PAIE

Pour garantir la meilleure expérience collaborateur, il est essentiel de pouvoir traiter en temps réel les heures travaillées et les heures supplémentaires pour qu’elles soient prises en compte sur la paie du mois en cours. 

Un point clé à comprendre pour faire évoluer son métier : le traitement des modifications est dépendant de la capacité de rétroactivité de la solution de paie, surtout avec le fait générateur qui sera mis en place en 2027.^[4] En choisissant le bon outil, là encore, vous pourrez gagner en flexibilité à ce sujet.

4. APPLIQUER LA RÈGLE DES 4 YEUX EN PAIE

En matière de paie, la règle des 4 yeux consiste à faire examiner et approuver les modifications de paie effectuées par un administrateur par une deuxième personne. 

Vous le savez, la paie représente la dépense la plus importante pour une majorité d’employeurs : cette vérification constitue un moyen de protéger l’entreprise, mais aussi de vous protéger.

5. MAINTENIR À JOUR LES CERTIFICATIONS

Pour garantir la sécurité de la paie, veillez à ce que votre outil de gestion soit certifié. Les normes internationales, comme celles définies par l’ISO, constituent un référentiel reconnu pour évaluer la fiabilité, la sécurité et la qualité des systèmes utilisés.

Par extension, vous pouvez également passer des certifications pour vous tenir à jour sur les bonnes pratiques de votre métier, mais aussi pour attester que vous maitrisez la solution de paie que vous utilisez. Un bon moyen enfin de garder votre expertise à jour !

Comment choisir le fournisseur de solution de paie idéal ?

On pense, instinctivement (et à juste titre), à sélectionner un outil dont les fonctionnalités vous aident à remplir vos objectifs : gestion de l’organisation et des données, administration RH…

Un autre point est capital : un fournisseur qui vous accompagne dans l’évolution du métier se doit d’être certifié ISO.^[5] En effet, les innovations légales ont un impact sur le quotidien de la gestion de paie. En la matière, une certification constitue un véritable gage de confiance, et la garantie que la solution fournie est efficace. 

C’est aussi ce que les organisations attendent d’un partenaire SIRH : un socle fiable, auditable et maintenu dans la durée.

6. METTRE EN PLACE UN PLAN DE SECOURS PAIE

Quel est l’intérêt d’avoir un plan de secours en matière de paie ? Cette mesure de protection permet de gérer les imprévus, tout en respectant les contraintes temporelles imposées par le cycle de paie.

Concrètement, à quoi ressemble un plan de secours ? Vous pouvez par exemple créer un processus qui consiste à revalider les paiements de la période précédente et corriger les erreurs au cycle de paie suivant. Pour que ce plan soit applicable en situation d’urgence, il est essentiel de le documenter et de le tester en amont.^[6]

7. DOCUMENTER LES ÉTAPES DES PROCESSUS DE PAIE

Cela est indispensable pour permettre à d’autres professionnels de prendre le relais en cas d’absence. Pour ce faire, armez-vous de pédagogie et formez (ou faites former) un ou plusieurs de vos collègues.

Ces 4 conseils pourront vous aider à remplir votre mission : 

• Prenez du recul et mettez à plat toutes les étapes du processus de paie. Assurez-vous de les présenter dans un document clair, facile d’accès et de compréhension.

• Faites tester le processus aux personnes chargées de prendre le relais, en votre présence et en autonomie.

• Prenez le temps de présenter à vos remplaçants tous les enjeux et responsabilités liés à la gestion de la paie.

• Mettez régulièrement à jour votre documentation liée au processus de paie. 

8. FOURNIR DES REPORTINGS PAIE FIABLES À LA FINANCE

Les données présentes dans le rapport du GL (Grand Livre) doivent pouvoir être traitées automatiquement. Le paramétrage de votre outil de gestion de paie vous permettra de calibrer le format de vos rapports pour qu’il soit exploitable facilement, de même qu’il limitera les erreurs.^[7] Maîtriser l’outil qui fournit ces données est donc crucial : il en va de la confiance accordée au gestionnaire de paie. 

C’est enfin un moyen de fluidifier le travail entre les services « Finances » et « RH » : en effet, en tant que professionnel de la paie, vous jouez le rôle d’un trait d’union entre ces deux familles de métiers.

9. RESTER À JOUR EN MATIÈRE DE VEILLE LÉGALE ET CONVENTIONNELLE

À mi-chemin entre « Finances » et « RH », le gestionnaire de paie est aussi un référent juridique : il est de sa responsabilité de se tenir au courant et d’appliquer les réglementations en vigueur.

Comment être à jour sur toutes les nouveautés légales ? Si effectuer un travail de veille technique est essentiel, les professionnels de la paie peuvent aussi compter sur une solution de paie performante pour appliquer toutes les nouvelles législations. 

Certaines solutions du marché sont modélisées et la veille légale et conventionnelle est assuré directement par l’éditeur. ^[8] 
Nos experts conseil paie et externalisation paie peuvent aussi vous accompagner dans cette tache chronophage 🙂

10. CRÉER DES REPORTING VISUELS ET IMPACTANTS POUR LA DIRECTION

En bon analyste, le gestionnaire de paie est en mesure de fournir au CoDir, ComEx ou ExCo des reportings exploitables et compréhensibles. Une mission stratégique pour transmettre son expertise et accompagner les évolutions de l’entreprise au sein de laquelle il travaille.

Comment présenter les analyses de données pour qu’elles soient pleinement accessibles, comprises et prises en compte ? Il est par exemple possible de fonctionner avec des tableaux de bord ou graphiques accessibles en temps réel, à partager avec la Direction.

LE MÉTIER DE LA PAIE SE RÉINVENTE À L’ÈRE DU NUMÉRIQUE

À l’ère du numérique, le métier de gestionnaire de paie s’enrichit progressivement de nouvelles missions, allant bien au-delà du calcul des rémunérations.

Garantir une paie sans faute, maîtriser les subtilités de la réglementation, anticiper les évolutions légales, documenter les processus et rendre compte de données claires et fiables : autant de fondamentaux qui permettent aux professionnels de la paie de se positionner comme un pilier incontournable des directions RH et Finances.

Loin d’être figé, ce rôle se réinvente en permanence, grâce aux innovations technologiques et à la transformation des organisations. En investissant dans des solutions adaptées et en adoptant ces bonnes pratiques, vous affirmez le rôle stratégique des professionnels de la paie au sein des organisations et participez activement à leur évolution.

Munis des bonnes cartes, à vous donc de jouer !

Vous souhaitez professionnaliser davantage votre service paie et…

• Adopter de nouvelles pratiques à la pointe du digital ?

• Évaluer vos outils actuels et identifier les fonctionnalités indispensables à votre contexte ?

• Explorer les différentes solutions de paie certifiées ISO pour garantir la sécurité et la fiabilité de vos traitements.

• Développer vos compétences à travers des certifications et des formations spécialisées.

• Faire appel à des experts pour vous accompagner dans la mise en œuvre d’une paie sans faille et la construction d’une véritable stratégie RH.
  

Nos experts ACT-ON HRIS accompagnent les professionnels de la paie dans la structuration de leurs processus, le choix des bons outils et le développement des compétences à l’ère du numérique.

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[1] Baromètre OpinionWay, Confiance et bien-être au travail, 2022.

[2] Ministère du Travail, Guide pratique du gestionnaire de paie, édition 2023.

[3] Sondage Silae, Observatoire de la Paie, 2022.

[4] Projet de réforme du recouvrement, Bulletin officiel des finances publiques, 2022.

[5] Organisation internationale de normalisation (ISO), Normes ISO 9001:2015 & ISO 27001:2013.

[6] Ordre des Experts-Comptables, Les indispensables de la paie, 2021.

[7] Association nationale des directeurs financiers, Rapport sur la digitalisation de la fonction finance, 2021.

[8] Deloitte, Etude sur la digitalisation et l’externalisation de la paie, 2023.

D’après une étude récente du cabinet McKinsey, près de 40 % des travailleurs devront acquérir de nouvelles compétences d’ici 2030, pour rester compétitifs sur le marché du travail.^[1] En effet, l’IA réinvente l’automatisation des processus sur des tâches répétitives et à faible valeur ajoutée, libérant ainsi du temps pour des activités à plus forte valeur ajoutée. Une transformation des compétences par l’IA opérerait comme une véritable lame de fond. Mais au-delà des craintes, il y a de véritables opportunités… à saisir forcément !

Loin d’être un simple outil de remplacement, l’IA agit comme un catalyseur pour redéfinir et repenser les rôles humains. Elle stimule la créativité, facilite la collaboration et ouvre de nouvelles perspectives dans des domaines variés, allant des sciences aux arts, en passant évidemment par les ressources humaines.

Cependant, pour tirer pleinement parti de ces opportunités, la transformation des compétences par l’IA nécessite une requalification massive des compétences, avec un focus sur des aptitudes comme la pensée critique, l’adaptabilité et la maîtrise des technologies numériques.^[2]

Cet état de fait devrait aujourd’hui être la priorité numéro 1 des DRH…

QUE RÉVÈLE L’ÉTUDE MCKINSEY SUR LA TRANSFORMATION DES COMPÉTENCES PAR L'IA EN FRANCE

Une transformation massive des métiers et un besoin urgent de requalification

Elle met en lumière plusieurs points clés concernant l’impact de l’IA sur les compétences en France. Elle souligne que l’IA pourrait automatiser jusqu’à 27 % des tâches actuelles d’ici 2030, un chiffre qui pourrait atteindre 45 % d’ici 2035 dans certains secteurs.

Cette automatisation nécessitera une requalification massive des compétences, avec un accent sur la pensée critique, la collaboration et les compétences techniques.

L’IA génère en effet une demande accrue pour des compétences spécifiques :

• Pensée critique et résolution de problèmes complexes : nécessaire pour travailler aux côtés de l’IA dans des contextes dynamiques.

Exemple. Un recruteur utilisant une IA pour présélectionner des candidats doit analyser les suggestions du système. Il doit identifier si des biais sont présents dans les résultats et ajuster les critères pour garantir un processus de recrutement inclusif et équitable.

• Collaboration et compétences relationnelles : les interactions humaines et la gestion émotionnelle prennent une place grandissante.

Exemple. Un responsable RH travaillant avec des équipes multiculturelles doit utiliser des outils d’IA pour analyser les données d’engagement des employés. Il doit ensuite organiser des ateliers.

• Maîtrise des compétences techniques : comprendre et utiliser des outils technologiques devient un impératif dans presque tous les secteurs.

Exemple. Un gestionnaire de la paie doit maîtriser un logiciel SIRH basé sur l’IA pour automatiser les calculs complexes de rémunération et détecter les erreurs potentielles, tout en assurant le respect des réglementations sociales et fiscales en constante évolution.

Des défis macro-économiques spécifiques à la France

L’étude insiste également sur les défis macro-économiques et structurels, spécifiques à la France…

• Décrochage de la productivité : la productivité française progresse à un rythme plus lent, comparée à ses voisins européens et aux États-Unis. Cela impacte directement la compétitivité des entreprises et la croissance économique nationale.

• Recul de la population active : le vieillissement de la population entraîne une réduction du nombre d’actifs disponibles, accentuant les tensions sur le marché de l’emploi.

Tensions croissantes sur le marché du travail : les entreprises peinent à recruter dans des secteurs clés, aggravées par le décalage entre les compétences disponibles et celles demandées.

Un impact différencié par secteur

L’IA se positionne comme une solution pour pallier ces défis. Elle offre des outils puissants pour améliorer l’efficacité opérationnelle, renforcer les capacités humaines et stimuler l’innovation. Cependant, son adoption reste plus lente en France, en raison d’une approche prudente centrée sur l’acceptabilité sociale et la progressivité des changements.

Toutefois, le constat n’est pas le même selon les secteurs… 

• Industries technologiques et financières : ces secteurs ont adopté l’IA à un rythme soutenu grâce à des investissements massifs et une culture technologique bien établie.

• Santé et commerce de détail : ces secteurs progressent plus lentement, mais ils offrent un potentiel important pour automatiser certaines fonctions. Dans le secteur de la santé, l’IA peut améliorer les diagnostics grâce à l’analyse d’imagerie médicale et faciliter la personnalisation des traitements. Dans le commerce de détail, elle est utilisée pour optimiser les stocks, prédire la demande et améliorer l’expérience client grâce à des recommandations personnalisées.

PERSPECTIVES ET RECOMMANDATIONS POUR ACCOMPAGNER LA TRANSFORMATION DES COMPÉTENCES

Face à l’IA, les entreprises françaises ont un rôle central à jouer. Bien que 80 % des entreprises aient déjà intégré l’IA dans au moins une fonction, seulement 8 % l’ont déployée à grande échelle.

Les principaux freins ? La protection de la propriété intellectuelle, le risque d’erreurs liées à l’IA et la faible maturité technologique.

Pour tirer pleinement parti des opportunités offertes par l’IA, plusieurs recommandations peuvent être formulées…

1. Investir dans la formation continue : les entreprises doivent organiser des programmes de formation continue pour permettre à leurs collaborateurs d’acquérir des compétences en IA, comme l’analyse de données ou la maîtrise des outils technologiques.

2. Repenser les modèles de travail : il ne s’agit pas seulement d’automatiser, mais de transformer profondément les processus. Cela implique de revoir les méthodes de travail pour mieux intégrer l’IA, comme l’adoption de modèles hybrides mêlant humain et machine.

3. Collaborer avec l’écosystème : associer partenaires, collaborateurs et institutions publiques pour garantir une transition équitable. Les entreprises peuvent rejoindre des initiatives sectorielles pour mutualiser les ressources, partager les bonnes pratiques et co-développer des solutions innovantes.

4. Valoriser le capital humain : la transformation ne se limite pas à intégrer des technologies, mais à placer l’humain au cœur des projets pour créer un futur durable et inclusif.

ACT-ON GROUP : METTRE NOTRE EXPERTISE AU SERVICE DE VOTRE TRANSFORMATION DIGITALE !

Chez ACT-ON GROUP, notre leitmotiv et positionnement de marché est "HumanTech". Nous sommes convaincus que la transformation digitale des entreprises passera par l'IA. Notre expertise repose sur quatre branches d’activités : HRIS, STRATEGY, DATA et TECHNOLOGY. Chacune apportant une contribution spécifique pour accompagner nos clients dans cette révolution technologique spécifique :

• Accompagner les dirigeants dans l’élaboration de plans stratégiques pour aligner leurs objectifs business avec l’intégration de l’IA.

• Déployer des plateformes d’apprentissage intelligentes qui adaptent les parcours de formation en fonction des besoins individuels des collaborateurs.

• Proposer des outils spécifiques sur la gestion de la paie ou la gestion du temps et des activités (GTA), avec une approche pédagogique et pratique pour accompagner les entreprises dans leur transformation.

• Consolider, structurer et valoriser vos données (RH) pour une prise de décision éclairée et des processus collaboratifs plus fluides, notamment avec notre solution DATA for people.

• Développer des plateformes spécifiques embarquant l’IA ou des outils d’automatisation avancés qui réduisent la charge des tâches répétitives, permettant ainsi aux équipes de se concentrer sur des projets à forte valeur ajoutée.

L’intelligence artificielle est bien plus qu’une simple avancée technologique : la transformation des compétences par l’IA représente une opportunité sans précédent pour réinventer le marché du travail et répondre aux défis économiques et sociaux, auxquels la France est confrontée.

Cependant, cette transition nécessite une action coordonnée et un engagement fort de la part des entreprises, des institutions publiques et des partenaires sociaux.

Chez ACT-ON GROUP, nous croyons fermement que la réussite de cette transformation repose sur une approche équilibrée entre innovation technologique et valorisation du capital humain.

En tant qu’allié stratégique, nous mettons à disposition notre expertise et nos solutions personnalisées pour aider les entreprises à relever ces défis, tout en créant des opportunités durables pour leurs collaborateurs et leur écosystème.

Pour aller plus loin, téléchargez notre livre blanc : "IA vs RH : je t'aime, moi non plus !"

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[1] L’IA et l’évolution des compétences en France, Institut de l’entreprise, McKinsey & Company, Déc. 2024.

[2] IA et RH : quels impacts sur la gestion des compétences en 2024 ?, Culture RH, Janv. 2024.