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Lohnbuchhalter: 10 bewährte Methoden im digitalen Zeitalter!

17/03/2025

Heute bedeutet Lohnbuchhaltung nicht mehr (nur) die Bearbeitung wiederkehrender manueller Aufgaben. Dank der Funktionen moderner Management-Tools haben sich Lohnbuchhalter zu Datenanalysten in Personalabteilungen entwickelt und übernehmen nun eine beratende Funktion gegenüber anderen Abteilungen und Mitarbeitern. Angesichts dieses Wandels im Berufsfeld: Welche Grundlagen sind zu beachten? Hier finden Sie zehn bewährte Vorgehensweisen für Ihren Erfolg!

1. Gewährleisten Sie eine korrekte und pünktliche Lohnabrechnung!

Auch wenn sich das Umfeld, in dem Lohnbuchhalter arbeiten, weiterentwickelt, bleibt ihre Kernaufgabe unverändert: die pünktliche und fehlerfreie Übermittlung und der Empfang aller Löhne und Gehälter sicherzustellen. Dies trägt maßgeblich zu einer positiven Mitarbeiterzufriedenheit bei; Mängel in diesem Bereich können zu Demotivation und Vertrauensverlust unter den Mitarbeitern führen.

Darüber hinaus sind Pünktlichkeit und Genauigkeit der Lohnabrechnung eng mit der Arbeitsplatzsicherheit verknüpft – ein entscheidender Faktor in Zeiten, in denen sich mehr als die Hälfte der Arbeitnehmer Sorgen um die Auswirkungen der globalen Wirtschaftslage auf ihr Einkommen macht.^[1]

Unverzichtbar für Lohnbuchhalter: Um einen korrekten, pünktlichen und fehlerfreien Gehaltszettel zu erstellen, können Sie jetzt auf Management-Tools zurückgreifen, die Ihnen Zeit sparen, die Sie sonst für sich wiederholende Aufgaben wie Dateneingabe, Überwachung und Zuverlässigkeitskontrolle aufwenden müssten.^[2]

2. EINNAHMEN UND ABZÜGE BEHERRSCHEN…

Die Codes für Einkünfte und Abzüge verkomplizieren die Lohnabrechnung. Und das zu einer Zeit, in der Lohnbuchhalter immer noch 93 % ihrer Arbeitszeit mit wiederkehrenden Aufgaben verbringen.^[3] Eine Lösung zur Automatisierung der Lohnabrechnung kann dabei helfen, diese Aufgabe fehlerfrei zu erledigen und wertvolle Zeit zu sparen… die Sie nutzen können, um Fragen Ihrer Mitarbeiter zur Berechnung ihres Gehaltszettels zu beantworten.

3. TRAITER LES MODIFICATIONS EN COURS DE CYCLE DE PAIE

Um Ihren Mitarbeitern ein optimales Arbeitserlebnis zu bieten, ist es unerlässlich, Arbeitsstunden und Überstunden in Echtzeit zu erfassen, damit sie in der aktuellen Monatsabrechnung berücksichtigt werden.

Ein wichtiger Punkt für die Weiterentwicklung Ihres Unternehmens: Die Verarbeitung von Änderungen hängt von der Rückwirkungsfähigkeit der Lohnabrechnungslösung ab, insbesondere im Hinblick auf die im Jahr 2027 in Kraft tretende Änderung.[4] Mit dem richtigen Tool gewinnen Sie in dieser Hinsicht wieder an Flexibilität.

4. Wenden Sie die Vier-Augen-Regel an

Bei Lohn- und Gehaltsabrechnungen gilt die Vier-Augen-Regel: Änderungen, die von einem Sachbearbeiter vorgenommen werden, müssen von einer zweiten Person geprüft und genehmigt werden.

Wie Sie wissen, stellen die Lohn- und Gehaltskosten für die meisten Arbeitgeber den größten Ausgabenposten dar. Dieses Prüfverfahren dient dem Schutz des Unternehmens, aber auch Ihrem Schutz.

5. HALTEN SIE IHRE ZERTIFIZIERUNGEN AUF DEM LAUFENDEN

Um die Sicherheit Ihrer Lohnabrechnung zu gewährleisten, achten Sie darauf, dass Ihr Management-Tool zertifiziert ist. Darüber hinaus können Sie Zertifizierungen erwerben, um in Ihrem Fachgebiet stets auf dem neuesten Stand zu bleiben und Ihre Kompetenz im Umgang mit Ihrer Lohnabrechnungslösung nachzuweisen. So bleiben Sie fachlich auf dem neuesten Stand!

Wie wählt man den idealen Anbieter für Lohnabrechnungslösungen aus?

Instinktiv (und zu Recht) denken wir bei der Auswahl eines Tools daran, dessen Funktionen uns helfen, unsere Ziele zu erreichen: Organisations- und Datenmanagement, Personalverwaltung…

Ein weiterer entscheidender Punkt: Ein Lieferant, der Sie bei der Weiterentwicklung Ihres Berufsstandes unterstützt, muss ISO-zertifiziert sein.^[5]Rechtliche Neuerungen wirken sich tatsächlich auf den täglichen Betrieb der Lohnbuchhaltung aus. In diesem Bereich bietet die Zertifizierung eine echte Vertrauensgarantie und gewährleistet die Wirksamkeit der bereitgestellten Lösung.

6. HABEN SIE IMMER EINEN DURCHGEHENDEN PLAN!

Welche Vorteile bietet ein Notfallplan für die Lohnabrechnung? Diese Absicherung ermöglicht es Ihnen, unvorhergesehene Ereignisse zu bewältigen und gleichzeitig die zeitlichen Vorgaben des Lohnabrechnungszyklus einzuhalten.

Wie sieht ein solcher Notfallplan konkret aus? Beispielsweise könnten Sie einen Prozess erstellen, der die erneute Validierung von Zahlungen aus der vorherigen Periode und die Korrektur von Fehlern im folgenden Lohnabrechnungszyklus umfasst. Damit dieser Plan im Notfall anwendbar ist, ist es unerlässlich, ihn vorher zu dokumentieren und zu testen.^[6]

7. DIE SCHRITTE IM LOHNABRECHNUNGSPROZESS DOKUMENTIEREN

Dies ist unerlässlich, damit andere Fachkräfte Ihre Aufgaben in Ihrer Abwesenheit übernehmen können. Bereiten Sie sich daher darauf vor, die notwendigen Kenntnisse zu erwerben und einen oder mehrere Ihrer Kollegen zu schulen (oder schulen zu lassen).

Diese vier Tipps helfen Ihnen dabei, Ihre Rolle optimal auszufüllen:

Verschaffen Sie sich einen Überblick über alle Schritte des Lohnabrechnungsprozesses. Stellen Sie sicher, dass diese in einem klaren, leicht zugänglichen und verständlichen Dokument dargestellt werden.
Lassen Sie den Prozess von denjenigen, die ihn übernehmen sollen, in Ihrer Anwesenheit und eigenständig testen.
Nehmen Sie sich die Zeit, Ihren Nachfolgern alle Aspekte und Verantwortlichkeiten der Lohnbuchhaltung zu erläutern.
Aktualisieren Sie Ihre Dokumentation zum Lohnabrechnungsprozess regelmäßig.

8. Bereitstellung zuverlässiger Berichte für den Finanzbereich

Die Daten im Hauptbuchbericht müssen automatisch verarbeitet werden können. Durch die Konfiguration Ihres Lohnabrechnungstools können Sie das Format Ihrer Berichte für eine einfache Bedienung anpassen und Fehler minimieren.^[7] Die Beherrschung des Tools, das diese Daten liefert, ist daher entscheidend: Sie beeinflusst direkt das Vertrauen in den Gehaltsabrechnungsmanager.

Letztendlich optimiert es die Kommunikation zwischen Finanz- und Personalabteilung: Als Gehaltsabrechnungsexperte fungieren Sie als Bindeglied zwischen diesen beiden Fachbereichen.

9. BLEIBEN SIE AUF DEM LAUFENDEN BEI DER RECHTS- UND VERTRAGSÜBERWACHUNG

Zwischen Finanz- und Personalwesen angesiedelt, ist der Gehaltsabrechnungsmanager gleichzeitig Rechtsexperte: Es liegt in seiner Verantwortung, sich stets über die aktuellen Rechtslage zu informieren und diese anzuwenden.

Wie bleiben Sie über alle rechtlichen Entwicklungen auf dem Laufenden? Neben der technischen Überwachung ist eine leistungsstarke Gehaltsabrechnungslösung unerlässlich, um alle neuen Gesetze umzusetzen.

Einige Lösungen sind vorkonfiguriert, und die rechtliche und regulatorische Überwachung wird direkt vom Softwareanbieter übernommen.^[8]
Unsere Experten für Lohn- und Gehaltsabrechnungsberatung und -auslagerung können Sie auch bei dieser zeitaufwändigen Aufgabe unterstützen 🙂

10. Erstellen Sie visuell ansprechende und wirkungsvolle Berichte für das Management.

Als versierter Analyst kann der Gehaltsabrechnungsmanager dem Vorstand, dem Managementausschuss oder dem Aufsichtsrat praxisorientierte und verständliche Berichte liefern. Diese strategische Rolle ermöglicht es ihm, sein Fachwissen einzubringen und die Weiterentwicklung des Unternehmens zu unterstützen.

Wie lassen sich Datenanalysen so präsentieren, dass sie vollständig zugänglich, verständlich und berücksichtigt werden? Beispielsweise können Dashboards oder Diagramme, die in Echtzeit verfügbar sind, genutzt und mit dem Management geteilt werden.

DIE WELTWEITEN LOHNGESELLSCHAFTEN SIND NICHT FESTGELEGT…

Im digitalen Zeitalter erweitert sich das Aufgabenfeld des Gehaltsabrechnungsmanagers stetig und umfasst weit mehr als nur die reine Gehaltsberechnung.

Die Gewährleistung einer fehlerfreien Gehaltsabrechnung, die Beherrschung der komplexen gesetzlichen Bestimmungen, die Antizipation von Gesetzesänderungen, die Dokumentation von Prozessen und die Bereitstellung klarer und verlässlicher Daten: All dies sind grundlegende Kompetenzen, die es Gehaltsabrechnungsexperten ermöglichen, sich als unverzichtbare Stütze der Personal- und Finanzabteilungen zu positionieren.

Diese Rolle ist alles andere als statisch, sondern entwickelt sich dank technologischer Innovationen und organisatorischer Transformationen kontinuierlich weiter. Durch Investitionen in geeignete Lösungen und die Anwendung bewährter Verfahren stärken Sie die strategische Rolle von Gehaltsabrechnungsexperten in Unternehmen und tragen aktiv zu deren Weiterentwicklung bei.

Mit den richtigen Werkzeugen an Ihrer Seite können Sie jetzt durchstarten!

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Ihre aktuellen Tools evaluieren und die wichtigsten Funktionen für Ihre spezifische Situation identifizieren?
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[1] Baromètre OpinionWay, Confiance et bien-être au travail, 2022.

[2] Ministère du Travail, Guide pratique du gestionnaire de paie, édition 2023.

[3] Sondage Silae, Observatoire de la Paie, 2022.

[4] Projet de réforme du recouvrement, Bulletin officiel des finances publiques, 2022.

[5] Organisation internationale de normalisation (ISO), Normes ISO 9001:2015 & ISO 27001:2013.

[6] Ordre des Experts-Comptables, Les indispensables de la paie, 2021.

[7] Association nationale des directeurs financiers, Rapport sur la digitalisation de la fonction finance, 2021.

[8] Deloitte, Etude sur la digitalisation et l’externalisation de la paie, 2023.