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Fondation des amis de l'atelier : projet d'externalisation de la paie

Pour fiabiliser et sécuriser son processus, la Fondation Amis de l’Atelier a lancé un projet d’externalisation paie. L’objectif : simplifier la production, réduire les risques, et structurer la relation avec le prestataire. Le cadrage permet d’aligner les attentes, clarifier les responsabilités et garantir une paie juste, conforme et maîtrisée dans la durée.

EN BREF

- Client : Fondation Amis de l’Atelier
- Objectif : réussir l’externalisation paie et sécuriser la production dans la durée
- Enjeux : conformité, fiabilité, continuité de service, réduction des risques et des irritants
- Mission : cadrage, définition du périmètre, pilotage du prestataire, suivi des engagements et des jalons
- Méthode : ateliers, clarification RACI, planning, gouvernance et points de contrôle
- Impact : processus stabilisé, responsabilités clarifiées, pilotage renforcé et qualité de paie sécurisée

LE BESOIN : SÉCURISER LA PAIE ET STRUCTURER UN PROJET D’EXTERNALISATION

Instabilité des équipes paie et surcharge de travail pour les gestionnaires paie
Volonté de remettre à plat l’inventaire des rubriques paie utilisées et des procédures
Support de long-terme face aux arrivées/départs des équipes internes et d’externalisation
Allégement de la charge de travail interne pour soulager l’équipe et favoriser les tâches à forte valeur ajoutée
Souhait d'externaliser la paie de la Fondation, dans le respect de leurs procédures, calendrier et utilisation de l'outil paie
Relais entre les responsables paie et assistantes en établissement pour le bon exercice de la paie

NOTRE RÉPONSE : CADRER L’EXTERNALISATION DE LA PAIE ET PILOTER LA RELATION PRESTATAIRE

Réalisation d’un livre blanc de paie
Affectation de 3 gestionnaires de paie intervenants sur la réalisation de la paie au quotidien
Formation aux outils et procédures sur place ou à distance pour favoriser le travail en autonomie
Disponibilité et réactivité pour répondre aux besoins et urgences avec les responsables paie

LES BÉNÉFICES CLIENT : FIABILISER LA PRODUCTION ET RÉDUIRE LES RISQUES AU QUOTIDIEN

Retour à une charge normale de travail en interne
Gain de temps
Fiabilité et continuité de la paie
Reprise de contrôle de la paie, grâce à ce partenariat d’externalisation partielle
Support à disposition pour maintenir le savoir et les compétences sur les rubriques et procédures utilisées. Et ce, aussi bien pour l’équipe en place que les nouveaux collaborateurs paie

LE MOT DE NOTRE CLIENT…

« ACT-ON GROUP offre un vrai panel de prestations d’externalisation (BPO) à ses clients. En particulier sur la paie. Très investies et toujours à l’écoute de nos besoins, ses équipes ont fait preuve d’un grand professionnalisme pour accompagner notre Fondation dans la conduite et le succès de notre projet. Un grand merci à elles ! »

Jean-Christophe SALANSY - DRH Adjoint

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