B.A.-BA du "Run" applicatif GTA : avez-vous (aussi) songé à externaliser ?

Dans le contexte professionnel actuel, caractérisé par une incertitude constante et des changements rapides, la gestion du "run" applicatif joue un rôle essentiel. En particulier pour la Gestion du Temps et des Activités (GTA) qui se trouve dans une phase de transition. Elle tarde en effet à adopter une approche réactive et agile, au profit de méthodes traditionnelles, souvent rigides, qui ne permettent plus de répondre efficacement aux défis contemporains. Une nécessité, d’autant que nos environnements économiques et réglementaires évoluent de plus en plus vite, ce qui requiert une flexibilité accrue. L’adoption de pratiques agiles et réactives devient donc primordiale, afin de mieux anticiper les besoins du marché et répondre rapidement aux fluctuations externes. Certaines activités connexes comme la paie ayant réussi cette mutation, il n’y a pas de raison que la GTA soit en reste !

L'agilité dans la gestion des applications n'est pas seulement une option, mais une condition essentielle pour se maintenir en tête, dans un écosystème où l'innovation est devenue la norme. Cela implique de repenser les processus internes, afin de favoriser une culture d’adaptabilité et de collaboration.

En investissant dans des outils et méthodologies agiles, les entreprises peuvent non seulement améliorer leur réactivité, mais également renforcer leurs gains de productivité. Cette transition vers l'agilité permettra aux organisations de mieux naviguer et tirer leur épingle du jeu, dans un monde professionnel en mutation constante.

"RUN" DANS UN CONTEXTE APPLICATIF, KÉZACO ?

Contrairement au "build", qui se réfère à une phase de développement et mise en œuvre de projet, le "run" désigne les activités de production qui se déroulent de manière continue et régulière. Ce concept débute immédiatement après la phase de "Vérification de Service Régulier" (VSR) qui suit la mise en production d'un projet, et marque ainsi la transition vers la phase opérationnelle.

Les pratiques associées au "run" se déclinent en 3 axes principaux :

• Assistance aux utilisateurs : ce volet implique un soutien constant aux utilisateurs, en intégrant des éléments essentiels, tels que l'accompagnement au changement, la qualité de la documentation de paramétrage, ainsi que la mise à jour de la base de connaissances et des modes opératoires. Cela permet de garantir une bonne compréhension et une utilisation optimale de la solution mise en place.

• Maintien en conditions opérationnelles (MCO) : ce processus vise à assurer le bon fonctionnement du système déployé. Il inclut la correction de toutes les non-conformités par rapport aux spécifications initialement définies, garantissant ainsi que l'outil reste en adéquation avec les objectifs préétablis.

• Maintenance évolutive : cette dimension permet d'adapter l'outil aux évolutions nécessaires, que ce soit pour répondre à de nouveaux impératifs légaux, conventionnels ou pour se conformer à des accords d’entreprise. Cet aspect est essentiel pour maintenir la pertinence et l'efficacité des systèmes sur le long terme.

En somme, le "run" englobe une série d'activités indispensables pour assurer la durabilité et l'efficacité de l'outil et des processus mis en place, après la phase de "build". 

ET PLUS SPÉCIFIQUEMENT, DU CÔTÉ DE LA GTA ?

Cette phase ne doit pas être négligée, car la mise en place d'un logiciel de gestion des temps (GTA) représente un investissement substantiel, tant sur le plan financier qu'humain. En sachant que la durée de vie d'une version majeure d’un logiciel de GTA est comprise entre 2 et 5 ans, période au terme de laquelle il est souvent nécessaire d'envisager une migration ou un changement de solution, et donc de repasser en mode "build"…  

Avec le temps, si un logiciel de GTA n'est pas régulièrement mis à jour ou si ses fonctionnalités ne s'adaptent pas aux exigences métier (en constante évolution), sa pertinence peut diminuer. Cette situation peut engendrer une perte de confiance des gestionnaires dans la fiabilité de l’outil, initialement conçu comme une solution centralisée, les incitant ainsi à se tourner vers des solutions alternatives, souvent moins structurées, comme Excel !

Avec tous les risques afférents que l’on connaît : un environnement de travail chaotique, une consolidation des données qui relève du casse-tête, et donc une analyse qualitative de ces dernières quasi impossible.

Pour maximiser l'efficacité d'un logiciel de GTA, il est donc essentiel d'assurer un suivi régulier et des mises à jour en adéquation avec les besoins des utilisateurs. L'engagement constant pour l'optimisation de l'outil peut garantir qu'il demeure aligné sur les objectifs stratégiques de l'entreprise, tout en évitant les dérives vers des systèmes non intégrés.

3 CLÉS POUR VIVRE SON "RUN" GTA SEREINEMENT…

1. L'anticipation

Elle est déterminante pour garantir le succès d’un bon "run", et cela commence dès la phase de construction. Un élément fondamental de cette préparation est la documentation, qui doit être complète et bien organisée. Plus la documentation est exhaustive, plus il sera aisé d’effectuer la transition vers la phase opérationnelle.

En effet, une documentation de qualité sert non seulement de référence pour les administrateurs et gestionnaires, mais constitue également une base essentielle pour le développement d’une base de connaissances et de modes opératoires. Ces outils sont indispensables pour accompagner les utilisateurs lors des changements à venir.

En revanche, une documentation insuffisante peut entraîner des complications significatives. Dans un tel cas, l’équipe en charge du "run" devra investir du temps et des ressources considérables pour effectuer une rétro-ingénierie, ce qui implique de reconstituer les règles et les consigner par écrit. Un processus qui peut être long et fastidieux, et qui implique probablement que l’équipe navigue "à l’aveugle" au début. Une situation qui elle-même peut engendrer manque d’efficacité et de coordination, et compliquer l’adoption rapide de l’outil par les utilisateurs sur le terrain.

En somme, une préparation adéquate, notamment à travers une documentation rigoureuse et accessible, est indispensable pour assurer une transition fluide et efficace vers la phase opérationnelle. Cela permettra non seulement de minimiser les coûts et efforts liés à la formation, mais également de favoriser une adoption rapide et durable des outils par les utilisateurs.

2. La gouvernance

Elle est un élément fondamental pour garantir l'efficacité de la phase opérationnelle des entreprises. L’objectif principal est de coordonner les divers acteurs impliqués, d'organiser les sujets à traiter et de fournir une visibilité essentielle sur la cohérence des actions, en fonction des objectifs stratégiques de l’entreprise.

Établir une comitologie appropriée est donc un élément déterminant. La gouvernance doit en effet faciliter les échanges entre les différentes parties prenantes, notamment le métier, les équipes informatiques (IT) et les éditeurs de solutions.

Une gouvernance efficace joue également un rôle vital dans la gestion des risques, des ressources et des coûts associés aux projets. Elle permet d'arbitrer les priorités et prendre des décisions éclairées. En l'absence de gouvernance adéquate, vous vous exposez à plusieurs risques significatifs :

• Réaction plutôt qu'action : les équipes tendent à répondre rapidement aux problèmes sans anticiper, ce qui conduit à une gestion réactive plutôt que proactive.

• Cloisonnement des équipes : une gouvernance défaillante peut engendrer un isolement entre les équipes, limitant ainsi la collaboration interdisciplinaire et l'échange d'informations essentielles.

• Communication insuffisante : une mauvaise gouvernance nuit à la clarté des communications, ce qui peut entraîner malentendus et incohérences dans l'application des stratégies.

• Non-maîtrise des coûts et inefficacité : enfin, sans un cadre de gouvernance solide, les coûts peuvent devenir difficiles à contrôler, entraînant dérives budgétaires et inefficacité dans l’allocation des ressources.

3. L'exploitation

Il s’agit d’une phase où il est essentiel que les équipes disposent des ressources adéquates, ainsi que des compétences requises, pour assurer une veille efficace. Cette capacité à réagir rapidement en cas de besoin est un facteur déterminant pour le succès de l'approche opérationnelle. Pour garantir une performance optimale, il est donc nécessaire de dimensionner correctement l’équipe en charge de cette exploitation, souvent appelée équipe "run".

Il est primordial que cette équipe soit composée de ressources dédiées spécifiquement à cette tâche. En effet, l’objectif final de l’exploitation est d’assurer le bon fonctionnement des processus de production. Lorsque les ressources sont suffisantes et bien formées, elles peuvent non seulement anticiper les problèmes, mais aussi y répondre de manière efficace et réactive.

De plus, il est crucial de comprendre qu’un suivi défaillant de la GTA peut entraîner des complications considérables sur la paie, engendrant des vérifications laborieuses et, potentiellement, des corrections manuelles qui sont non seulement chronophages, mais aussi source d'erreurs.

Ainsi, pour maximiser la performance opérationnelle, il est indispensable d’investir dans la formation et les outils appropriés pour l’équipe run. Cela leur permettra non seulement de surveiller efficacement l’outil, mais aussi d’intervenir de manière proactive afin de garantir un fonctionnement fluide. En somme, une bonne exploitation repose sur une gestion rigoureuse des ressources qui peut mener à des gains significatifs en termes d’efficacité et de réduction des erreurs administratives, tout en contribuant à la pérennité des activités de production.

AUTRE SOLUTION : EXTERNALISEZ LA MAINTENANCE FONCTIONNELLE ET RÉGLEMENTAIRE !

ACT-ON GROUP et son pôle d’expertise GTA (au sein de sa branche d’activités HRIS) vous propose une offre d'externalisation dédiée à la maintenance fonctionnelle et réglementaire de votre solution de Gestion du Temps et des Activités (GTA), quelle qu’elle soit.

Nos experts dédiés opèrent depuis notre Centre de Maintenance Fonctionnel et Réglementaire (CEMAFORE). Une perspective qui présente des avantages significatifs pour l’ensemble de nos clients qui souhaitent optimiser la gestion de leurs logiciels dans la durée.

1. Bénéficiez d’une Expertise technique renforcée + un point d’entrée unique

Un des principaux atouts de cette externalisation est l'accès à une expertise technique renforcée. En effet, vous aurez un point d’entrée unique, avec un consultant qui devient votre interlocuteur quotidien et privilégié.

Ce professionnel possède une connaissance approfondie de votre solution GTA et s'occupe de la priorisation des sujets correctifs et évolutifs en collaboration avec vous. Il est également responsable de la répartition des tâches au sein de l’équipe, en tenant compte de la complexité de chaque sujet.

2. Oubliez le superflu… concentrez-vous sur l’essentiel !

Externaliser la maintenance de votre solution GTA vous permet de vous concentrer sur vos priorités stratégiques. Vous restez impliqué dans la gouvernance des opérations, en partageant vos contraintes et en arbitrant les enjeux avec votre consultant référent. 

Une fois la feuille de route définie, nous nous engageons à traiter toutes vos demandes, tout en respectant une démarche axée sur la qualité et l'amélioration continue. Cela inclut la mise à jour régulière de la documentation. Ce maintien de la documentation peut même être fait par le biais de notre outil digital "e-livre blanc", développé par ACT-ON TECHNOLOGY.

3. Réactivité, proactivité et amélioration continue… tout au long du contrat !

Nous mettons un point d’honneur à assurer une réactivité optimale. La satisfaction client est au cœur de notre mission, et nous nous engageons à respecter nos délais de réponse, tout en garantissant la qualité de chacune de nos interventions, pour toutes vos demandes.

En outre, notre approche se distingue par une démarche proactive d'amélioration continue. Nous sommes en mesure d’identifier des opportunités d’optimisation, comme l’ajout de modes opératoires, dans le but d’éliminer certaines demandes récurrentes, ce qui augmente l’efficacité globale de la gestion de vos tickets.

4. Gardez la main sur vos dépenses… et maîtrisez votre budget !

Enfin, en faisant appel à notre Centre de Maintenance Fonctionnel et Réglementaire, vous bénéficiez d’un forfait annuel qui impose une obligation de résultat, permettant ainsi une prévision des variations budgétaires sur la base des indicateurs discutés lors des Comités de pilotage.

La flexibilité de notre offre, "à tiroirs", vous permet également d’adapter le périmètre des services à vos besoins spécifiques, tout en tenant compte de vos engagements envers votre éditeur de logiciel.

La gestion du "run" applicatif GTA est un aspect essentiel des opérations organisationnelles, trop souvent sous-estimé. Son efficacité ne peut être atteinte qu'en anticipant les besoins et en faisant preuve d'agilité face aux défis de notre temps.

Une planification adéquate permet à toute entreprise d'améliorer ses performances opérationnelles, d'assurer une meilleure appropriation par les utilisateurs sur le terrain, ainsi que de garantir la fiabilité et la sécurité des données transmises en paie.

Les entreprises qui ont compris l'importance de cette gestion bénéficient non seulement d'une optimisation de leurs ressources, mais également d'une augmentation notable de leur productivité. En effet, un "run" GTA bien géré contribue à réduire les erreurs administratives, améliorer l'engagement des employés et favoriser une culture de transparence au sein de l'organisation.

De nombreuses entreprises restent toutefois encore non matures sur ce sujet, que ce soit en termes d'organisation ou de disponibilité des ressources capacitaires… Et c’est précisément là que notre Centre de Maintenance Fonctionnel et Réglementaire peut faire la différence !

Grâce à notre expertise et nos solutions personnalisées, nous aidons nos clients à se conformer aux exigences réglementaires, tout en optimisant leur gestion du "run" GTA. Un partenariat qui permet à nos clients de mettre en place des processus plus efficaces et adaptés aux besoins spécifiques de chaque organisation.

Ainsi, si vous souhaitez progresser dans votre gestion du "run" applicatif GTA, l’assistance de nos équipes dédiées peut s'avérer déterminante, en particulier si vous souhaitez tirer parti d’une gestion proactive et éclairée.

Dans tous les cas, que vous ayez une envie, un projet ou des questions sur le sujet… Contactez-nous !

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