Professionnels de la paie : 10 bonnes pratiques à l’ère numérique !

Aujourd’hui, être gestionnaire de paie ne signifie plus (seulement) gérer des tâches manuelles de manière répétitive. Grâce aux fonctionnalités offertes par les outils de gestion, les professionnels de paie sont devenus des analystes de données au sein des départements RH et jouent désormais un rôle d’information et de conseil auprès d’autres services, mais aussi des salariés. Face à la transformation du métier, quels sont les fondamentaux à suivre ? Tour d’horizon des 10 bonnes pratiques pour exceller ! 

1. ASSURER DES PAIES SANS FAUTE, ET À TEMPS !

Si le contexte dans lequel on exerce le métier de gestionnaire de paie évolue, la raison d’être du métier, elle, reste immuable. Il s’agit de s’assurer que toutes les paies sont envoyées et reçues à temps, et sans erreur. Cela participe d’une expérience collaborateur optimale : une carence en la matière est susceptible de provoquer désengagement et perte de confiance du côté des salariés. 

En outre, la ponctualité et l’exactitude des paies sont étroitement liées à la sécurité de l’emploi : un essentiel, à l’heure où plus d’1 travailleur sur 2 se dit préoccupé par l’impact de la conjoncture mondiale sur leurs revenus.^[1]

Incontournable pour les professionnels de la paie : pour fournir une fiche de paie exacte, envoyée à temps et sans erreurs, il est désormais possible de s’appuyer sur des outils de gestion qui évitent de passer du temps sur des tâches répétitives liées à la saisie, au suivi et au contrôle de la fiabilité des données.^[2] 

2. MAÎTRISER LES GAINS ET DÉDUCTIONS…

Les codes de gains et déductions rendent complexes les calculs de la fiche de paie. A l’heure où 93 % du temps d’un professionnel de la paie est encore consacré à des tâches récurrentes,^[3] une solution d’automatisation de la paie peut aider à remplir cette mission sans faire d’erreur, et faire gagner un temps précieux… que vous pourrez employer à répondre aux questions des salariés sur le calcul de leur fiche de paie.

3. TRAITER LES MODIFICATIONS EN COURS DE CYCLE DE PAIE

Pour garantir la meilleure expérience collaborateur, il est essentiel de pouvoir traiter en temps réel les heures travaillées et les heures supplémentaires pour qu’elles soient prises en compte sur la paie du mois en cours. 

Un point clé à comprendre pour faire évoluer son métier : le traitement des modifications est dépendant de la capacité de rétroactivité de la solution de paie, surtout avec le fait générateur qui sera mis en place en 2027.^[4] En choisissant le bon outil, là encore, vous pourrez gagner en flexibilité à ce sujet.

4. APPLIQUER LA RÈGLE DES 4 YEUX 

En matière de paie, la règle des 4 yeux consiste à faire examiner et approuver les modifications de paie effectuées par un administrateur par une deuxième personne. 

Vous le savez, la paie représente la dépense la plus importante pour une majorité d’employeurs : cette vérification constitue un moyen de protéger l’entreprise, mais aussi de vous protéger.

5. MAINTENIR À JOUR LES CERTIFICATIONS

Pour garantir la sécurité de la paie, veillez à ce que votre outil de gestion soit certifié. Par extension, vous pouvez également passer des certifications pour vous tenir à jour sur les bonnes pratiques de votre métier, mais aussi pour attester que vous maitrisez la solution de paie que vous utilisez. Un bon moyen enfin de garder votre expertise à jour !

Comment choisir le fournisseur de solution de paie idéal ?

On pense, instinctivement (et à juste titre), à sélectionner un outil dont les fonctionnalités vous aident à remplir vos objectifs : gestion de l’organisation et des données, administration RH…

Un autre point est capital : un fournisseur qui vous accompagne dans l’évolution du métier se doit d’être certifié ISO.^[5] En effet, les innovations légales ont un impact sur le quotidien de la gestion de paie. En la matière, une certification constitue un véritable gage de confiance, et la garantie que la solution fournie est efficace. 

6. SE DOTER D’UN PLAN DE SECOURS… TOUJOURS !

Quel est l’intérêt d’avoir un plan de secours en matière de paie ? Cette mesure de protection permet de gérer les imprévus, tout en respectant les contraintes temporelles imposées par le cycle de paie.

Concrètement, à quoi ressemble un plan de secours ? Vous pouvez par exemple créer un processus qui consiste à revalider les paiements de la période précédente et corriger les erreurs au cycle de paie suivant. Pour que ce plan soit applicable en situation d’urgence, il est essentiel de le documenter et de le tester en amont.^[6]

7. DOCUMENTER LES ÉTAPES DES PROCESSUS DE PAIE

Cela est indispensable pour permettre à d’autres professionnels de prendre le relais en cas d’absence. Pour ce faire, armez-vous de pédagogie et formez (ou faites former) un ou plusieurs de vos collègues.

Ces 4 conseils pourront vous aider à remplir votre mission : 

• Prenez du recul et mettez à plat toutes les étapes du processus de paie. Assurez-vous de les présenter dans un document clair, facile d’accès et de compréhension.

• Faites tester le processus aux personnes chargées de prendre le relais, en votre présence et en autonomie.

• Prenez le temps de présenter à vos remplaçants tous les enjeux et responsabilités liés à la gestion de la paie.

• Mettez régulièrement à jour votre documentation liée au processus de paie. 

8. FOURNIR DES RAPPORTS FIABLES À LA FINANCE

Les données présentes dans le rapport du GL (Grand Livre) doivent pouvoir être traitées automatiquement. Le paramétrage de votre outil de gestion de paie vous permettra de calibrer le format de vos rapports pour qu’il soit exploitable facilement, de même qu’il limitera les erreurs.^[7] Maîtriser l’outil qui fournit ces données est donc crucial : il en va de la confiance accordée au gestionnaire de paie. 

C’est enfin un moyen de fluidifier le travail entre les services « Finances » et « RH » : en effet, en tant que professionnel de la paie, vous jouez le rôle d’un trait d’union entre ces deux familles de métiers.

9. RESTER À JOUR EN MATIÈRE DE VEILLE LÉGALE ET CONVENTIONNELLE

À mi-chemin entre « Finances » et « RH », le gestionnaire de paie est aussi un référent juridique : il est de sa responsabilité de se tenir au courant et d’appliquer les réglementations en vigueur.

Comment être à jour sur toutes les nouveautés légales ? Si effectuer un travail de veille technique est essentiel, les professionnels de la paie peuvent aussi compter sur une solution de paie performante pour appliquer toutes les nouvelles législations. 

Certaines solutions du marché sont modélisées et la veille légale et conventionnelle est assuré directement par l’éditeur. ^[8] 
Nos experts conseil paie et externalisation paie peuvent aussi vous accompagner dans cette tache chronophage 🙂

10. CRÉER DES REPORTING VISUELS ET IMPACTANTS POUR LA DIRECTION 

En bon analyste, le gestionnaire de paie est en mesure de fournir au CoDir, ComEx ou ExCo des reportings exploitables et compréhensibles. Une mission stratégique pour transmettre son expertise et accompagner les évolutions de l’entreprise au sein de laquelle il travaille.

Comment présenter les analyses de données pour qu’elles soient pleinement accessibles, comprises et prises en compte ? Il est par exemple possible de fonctionner avec des tableaux de bord ou graphiques accessibles en temps réel, à partager avec la Direction.

LE MONDE LA PAIE N’EST PAS FIGÉ…

À l’ère du numérique, le métier de gestionnaire de paie s’enrichit progressivement de nouvelles missions, allant bien au-delà du calcul des rémunérations.

Garantir une paie sans faute, maîtriser les subtilités de la réglementation, anticiper les évolutions légales, documenter les processus et rendre compte de données claires et fiables : autant de fondamentaux qui permettent aux professionnels de la paie de se positionner comme un pilier incontournable des directions RH et Finances.

Loin d’être figé, ce rôle se réinvente en permanence, grâce aux innovations technologiques et à la transformation des organisations. En investissant dans des solutions adaptées et en adoptant ces bonnes pratiques, vous affirmez le rôle stratégique des professionnels de la paie au sein des organisations et participez activement à leur évolution.

Munis des bonnes cartes, à vous donc de jouer !

Vous souhaitez professionnaliser davantage votre service paie et…

• Adopter de nouvelles pratiques à la pointe du digital ?

• Évaluer vos outils actuels et identifier les fonctionnalités indispensables à votre contexte ?

• Explorer les différentes solutions de paie certifiées ISO pour garantir la sécurité et la fiabilité de vos traitements.

• Développer vos compétences à travers des certifications et des formations spécialisées.

• Faire appel à des experts pour vous accompagner dans la mise en œuvre d’une paie sans faille et la construction d’une véritable stratégie RH.
  

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[1] Baromètre OpinionWay, Confiance et bien-être au travail, 2022.

[2] Ministère du Travail, Guide pratique du gestionnaire de paie, édition 2023.

[3] Sondage Silae, Observatoire de la Paie, 2022.

[4] Projet de réforme du recouvrement, Bulletin officiel des finances publiques, 2022.

[5] Organisation internationale de normalisation (ISO), Normes ISO 9001:2015 & ISO 27001:2013.

[6] Ordre des Experts-Comptables, Les indispensables de la paie, 2021.

[7] Association nationale des directeurs financiers, Rapport sur la digitalisation de la fonction finance, 2021.

[8] Deloitte, Etude sur la digitalisation et l’externalisation de la paie, 2023.